Saldos Contra Terceros
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Saldos Contra Terceros)
Nota:
Para habilitar esta pantalla deberá marcar el campo "Manejar Facturación / Cobros a Terceros (dinero no propio)" de los Parámetros de Ventas.
Por medio de esta pantalla se manejan los Saldos contra Terceros que generan los documentos de Ventas (Créditos Fiscales, Facturas de Exportación, etc.)
En la pestaña de "Listado" se observa la lista de los Saldos contra Terceros que hayan sido generados.
Pestaña de “Datos Encabezado”
En el campo “Fecha” seleccione la fecha correspondiente (al crear un nuevo registro por defecto el campo aparece con la fecha actual, pero puede cambiarla de ser necesario). Seleccione la Sucursal Propia asociada con este documento, seleccione al Vendedor y al Responsable asociados a este documento.
Los campos inferiores: "Plazo Crédito (en días)", "% I.V.A." "% Retención", etc., se llenan de forma automática con los datos del Cliente seleccionado en la Sub Pestaña "Facturar a" (de estos únicamente podrá modificar los campos "Plazo Crédito" y "Condición). Adicionalmente podrá ingresar los Términos de la Venta, el número de Orden del Cliente, la Referencia, el Centro y Sub Centro de Costo, etc.
Sub-pestaña "Facturar a"
Para facilitar la inserción de la información del cliente, en la sub-pestaña “Facturar a”, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Cliente seleccionado, a través del campo “Código”. Dar clic sobre el triángulo invertido y luego seleccione al cliente. Si conoce el código digítelo, sino, según escriba el nombre u otro dato del cliente el Sistema irá prediciendo las opciones que se asemejen para que luego se seleccione el registro de cliente deseado.
Al seleccionar el cliente, el Sistema llenará ciertos campos con información heredada del registro del cliente, como lo son: “Plazo de Crédito”, “% I.V.A.”, "% Retención", "% Percepción", "Condición de Pago, “% Descuento Default”", "Tipo de Venta", “# de Decimales en Valores de Factura”, "Caja (Registradora)", ¨"# de Orden del Cliente", "Términos de la Venta" y "Centro de Costo".
Sin embargo, posteriormente se pueden cambiar estos valores para cada documento en específico por si algún dato debe cambiar en ocasiones especiales. Una vez seleccionado el cliente en la pestaña “Facturar a”, se llena automáticamente con ese mismo registro de cliente los datos de las siguientes dos pestañas adyacentes “Cuentas por Cobrar a” y “Enviar a”.
Sub-pestaña "Sucursal Cliente"
En la sub-pestaña "Sucursal Cliente" podemos definir una sucursal del Cliente al cual facturamos.
Sub-pestaña "Cuenta x Cobrar a"
La sub-pestaña “Cuenta x Cobrar a”, contiene otro campo de “Código” seleccionable y más datos referidos al Cliente seleccionado. Si se decide utilizar un Cliente diferente en esta sección, la Cuenta por Cobrar (y Cuenta Contable por Cobrar) de esta Venta serán generadas debajo del Cliente seleccionado en esta pestaña.
Sub-pestaña "Enviar a"
La sub-pestaña "Enviar a" nos permite definir si el documento se le envía a otro Cliente diferente al que se le está facturando, esta se llena de forma automática con el Cliente seleccionado en la pestaña "Facturar a", pero si desea cambiarlo, puede hacerlo seleccionando otro código de Cliente.
Sub-pestaña "Datos Embarque"
La sub-pestaña "Datos Embarque" está diseñada para registrar información logística relacionada con el envío de mercancías. Aquí se incluyen campos como "Barco/Viaje", "# Contenedor" y "# Sello/Marchamo", donde se pueden ingresar detalles específicos del transporte marítimo. Además, se proporciona un campo para indicar la "Vía/Puerto" de salida y el "Puerto Destino". A la derecha, se encuentran campos para especificar los "Términos de Envío", el nombre y contacto del responsable (ya sea teléfono o correo electrónico), así como el término de comercio internacional ("Incoterm"). Finalmente, el usuario puede seleccionar fechas específicas de embarque y despacho para completar el registro del envío.
Sub-pestaña "Gestion de Documento"
La sub-pestaña "Gestión de Documento" permite registrar información detallada sobre las personas involucradas en la generación y recepción del documento. Entre los campos disponibles se encuentran "Nombre Quien Generó", acompañado de su respectivo "Doc. Identif." y, si corresponde, la "Placa Vehículo Entrega". También se incluye el "Nombre Receptor" y su "Doc. Identif.", permitiendo así un registro claro de ambas partes. Finalmente, se dispone de un área de texto para agregar "Observaciones" relacionadas con el documento, proporcionando un espacio para incluir notas o detalles adicionales.
Sub-pestaña "Vendedores"
Por último, la pestaña “Vendedores” Permite asignarle vendedor(es) y porcentajes de Comisión relacionados a la venta correspondiente a este documento. Esta pestaña únicamente estará habilitada si marca el campo "Permitir Multiples Vendedores por Venta" en los parámetros de Ventas.
Pestaña de “Ítems a Cuenta Propia”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc. de los productos y/o Servicios asociados a este documento. Seleccione un codigo y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”.
Pestaña de “Ítems a Cuenta de Terceros”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc., de los Productos y/o Servicios de Terceros (no propios) asociados a este documento. Seleccione un código y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”. Ademas le indica el total de cobro por Cuenta Ajena.
Posteo de Saldo contra Terceros
Para postear un Saldo contra Tercero, dar clic en el botón [Imprimir]. A la vez de imprimir el documento, el Sistema lo posteará para ser incluido en el libro de ventas del mes y, según el resto de integraciones con el Sistema, generará la Partida Contable correspondiente, así como la Cuenta por Cobrar y el Movimiento de Salida de Inventario (si se incluyeron Productos inventariados en los ítems a Cuenta Propia).
En caso que el Porcentaje de Retención de este documento sea diferente al que le configuró al Cliente en la pantalla de Auxiliar de Clientes, entonces se mostrará una alerta para asegurarse si desea continuar el proceso de posteo.
Luego de dar clic en [Si] el Sistema le pedirá que confirme que desea postear e imprimir el registro.
A continuación, el Sistema mostrará una pantalla donde se confirma el correlativo a imprimir, y por defecto se designa un correlativo automático basándose en el último Saldo contra Terceros posteado. Para que el documento se genere con el correlativo sugerido, dar clic en [Continuar]. Si se requiere establecer otro correlativo, dar clic en [Modificar], y en este caso deberá proporcionar las credenciales adecuadas para continuar. La numeración automática también toma en cuenta los correlativos de documentos anulados. El Sistema no permite que existan dos correlativos iguales.
Luego se muestra una vista previa de la impresión del documento. Para la impresión del documento siga los pasos detallados en la pantalla de "Créditos Fiscales" ya que son los mismos.