Proyectos de Ventas
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Proyectos de Ventas)
Esta pantalla nos permite la definición y posterior seguimiento de diferentes Proyectos de Ventas, los cuales han sido diseñados para llevar un control de Proyectos que involucran múltiples salidas y entradas de Productos Inventariados (o Servicios) a través de Ventas, Compras o Salidas de Inventario por Notas de Remisión, a lo largo de un periodo de tiempo. A cada Proyecto de Venta se le asigna un Tipo de Proyecto, y por tanto, las acciones realizables sobre un Proyecto dependen de cómo se ha configurado el tipo al que se asoció.
Pestaña de “Detalles”
Ingresar la información requerida. Puede ingresar el número del Proyecto o dejar que el Sistema lo asigne de forma correlativa. En el campo “Nombre/Descripción” digite el nombre del Proyecto (el Sistema no permite que existan dos Proyectos con el mismo nombre, aunque tengan números correlativos diferentes). Seleccione el Cliente al que se le emitirán las facturas generadas desde el Proyecto y opcionalmente introduzca las fechas de inicio y fin (si ya han sido determinadas).
Seleccione el Tipo de Proyecto en base a los tipos creados en el menú de Ventas >> Auxiliares >> Tipos de Proyectos de Venta. Introduzca el Vendedor que se asociará a las Ventas generadas desde el Proyecto (si difiere del Vendedor asignado al Cliente asociado previamente). El responsable puede ser seleccionado manualmente. El campo de “Ubicación Padre o Única del Inventario”, aunque opcional, es muy importante una vez asignado ya que el Proyecto analizará el Inventario contenido en esa Ubicación para determinar el saldo pendiente de entrega. Incluso, la primera vez que se asocia una Ubicación a un Proyecto, si dicha Ubicación contiene Productos Inventariados con saldo, el Sistema preguntara si se desea importar los saldos de la Ubicación seleccionada para que se llene el listado de ítems presupuestados de forma automática en base a dichos productos y saldos.
El campo de “Comentarios/Observaciones” funciona como una bitácora del Proyecto para agregar comentarios; para ello se debe dar clic en el botón de [Agregar] que se encuentra al lado del campo y el Sistema mostrara un campo de texto adonde se puede introducir el comentario a agregar. Una vez agregado un comentario, no se podrá modificar de la lista de comentarios previamente agregados (el campo de texto de “Comentarios / Observaciones” únicamente recibe los comentarios introducidos a través del botón y no es un campo modificable directamente, sino que solo de lectura). A cada comentario agregado se le incluye el usuario, hora y fecha de introducción. Por último, la pestaña "Cuentas Especiales Por Proyecto" le permitirá asociar una o varias Cuentas Especiales y Contables a este Proyecto de Ventas, estas Cuentas Contables Especiales se administran desde la pantalla de Contabilidad >> Configuraciones >> Cuentas Especiales.
Pestaña de “Productos y Servicios”
La pestaña de "Productos y Servicios" está dividida en sub-pestañas, dependiendo si el tipo de Proyecto seleccionado está marcado como de Costeo o no.
Si no es de tipo Costeo entonces apareceran las sub-pestañas: Productos / Compras, Servicios Presupuestados, Resumen de Uso, y Precios por Proyecto, estas a su vez se dividen en sub-pestañas.
En la sub pestaña Productos/Compras se encuentran las sub-pestañas: "Locales", en la cual se ingresan los Productos locales que se asociarán al Proyecto. La sub-pestaña "Modificaciones/Cambios Locales" le permite ingresar los cambios que le pueda hacer a los Productos Locales previamente asociados. La Sub-pestaña "Internacionales" le permite asociar Productos internacionales. La sub-pestaña "Modificaciones / Cambios Internacionales" le permite agregar Productos Internacionales modificados, en caso de ser necesario.
En la sub pestaña Servicios Presupuestados se encuentran las sub-pestañas: "Gastos Indirectos", en la cual se ingresan los gastos indirectos que genere el Proyecto. En la sub-pestaña "Modificaciones / Cambios GI" se ingresan los cambios o modificaciones que pudieran tener los Gastos Indirectos previamente asociados. La Sub-pestaña "Gastos Mano de Obra" le permite asociar los gastos que genere la Mano de Obra asociada este Proyecto. La sub-pestaña "Modificaciones / Cambios MO" le permite agregar las modificaciones que pudiese tener el gasto por Mano de Obra.
En la sub pestaña "Resumen de uso" se encuentra la sub pestaña "Productos y Servicios", en la cual se leen los datos de las pestañas "Productos / Compras" y "Servicios Presupuestados", tanto de los Productos utilizados, como de los Presupuestados (estas pestañas son únicamente de lectura). En la sub pestaña "Mano de Obra" se ingresan los Servicios y los Anticipos utilizados para la Mano de Obra de este Proyecto. Es importante asignar un Empleado en la pestaña Mano de Obra >> Servicios, para que se pueda generar el reporte "Reporte Mano de Obra", al dar clic sobre la flecha desplegable del botón [Imprimir].
En la sub pestaña "Precios por Proyecto" se ingresan lo detalles de los precios para los Productos y Servicios asociados a este Proyecto. Seleccione los Productos y/o Servicios, digite el precio, el porcentaje de descuento (si aplica), y finalmente marque si aplica descuento a precio.
Tipo Costeo
En caso que el tipo de Proyecto esté marcado como tipo "Costeo", se mostrarán las sub-pestañas: “Costeos” "Resumen de uso" y “Precios por Proyecto”.
La pestaña de “Costeos” Muestra una lista de descripción por: Producto Final, Descripción, Cantidad, Fecha, etc, de los Costos de Produción. Para agregar un Producto a la lista ingrese el código del Producto si lo conoce, o dé clic a la flecha invertida para seleccionarlo del menú desplegable, el Sistema llenará automáticamente el campo "Descripción" con el nombre o descripción del Producto seleccionado, defina la cantidad y la fecha del Costeo, asigne un costo unitario o general, y un precio unitario o general del Producto. Finalmente defínale un porcentaje de utilidad y precio de utilidad.
En la sub pestaña “Resumen de uso” se muestran los Productos y Servicios utilizados y presupuestados para el Proyecto, y se agregan los detalles de la Mano de Obra para los Servicios (incluyendo Producto, Empleado asignado para realizar la Mano de Obra, el Costo por unidad y total del Servicio, y si el Servicio fue aprobado) y Anticipos (asignando un Empleado a cargo del Anticipo, el monto del Anticipo, la fecha del Anticipo, y un comentario del mismo). Es importante asignar un Empleado en la pestaña Mano de Obra >> Servicios, para que se pueda generar el reporte "Reporte Mano de Obra", al dar clic sobre la flecha desplegable del botón [Imprimir].
Y finalmente, en la sub pestaña "Precios por Proyecto" se agregan los Productos y/o Servicios asociados al Proyecto de Venta, para ello primero seleccione un Producto o Servicio a incluir y asígnele un precio (puede tomar el Precio default del Producto o agregarselo manualmente), si el Producto se ofertará con un porcentaje de descuento digítelo en el campo "% Descuento".
Pestaña de "Resumen de uso"
En esta pestaña se muestra un resumen de los Productos y Servicios, y de la Mano de Obra, tanto utilizados como presupuestados para este Proyecto. La pestaña de "Productos y Servicios" es únicamente de lectura, mientras que la pestaña de "Mano de Obra" es modificable.
Pestaña de “Movimientos Asociados”
En esta pestaña se mostrarán todas las transacciones asociadas al registro del Proyecto actual. Dichas transacciones pueden ser de tipo entradas (por Compras) o de tipo salidas (por Ventas o Salidas de Inventario).
Sub-pestaña “Todos”
Aquí se muestran todas las transacciones asociadas sin importar el tipo (Entradas / Compras o Salidas / Ventas). Esta pestaña es únicamente de lectura.
Sub-pestaña “Entradas/Compras”
Aquí se muestran únicamente las transacciones de Entradas / Compras asociadas al Proyecto. Esta pestaña es únicamente de lectura.
Sub-pestaña “Salidas/Ventas”
Aquí se muestran únicamente las transacciones de Salidas/Ventas asociadas al Proyecto. Esta pestaña es únicamente de lectura.
Sub-pestaña “Transacciones Bancarias”
Aquí se muestran únicamente las Transacciones Bancarias (Cargos y Abonos) asociados al Proyecto. Esta pestaña es únicamente de lectura.
Pestaña de “Estimaciones”
Aqui se ingresan las estimaciones del Proyecto de Venta, se ingresa la fecha de solicitud, el porcentaje solicitado, un monto estimado para el Proyecto, el Usuario que solicita (este por defecto se llena automáticamente con el nombre del Usuario que está trabajando la pantalla), ingrese tambien el porcentaje autorizado, el monto autorizado para el Proyecto, asocie una Factura, ingrese el Usuario que autorizó, etc.
Para asociar Compras a un Proyecto (posteado y activo, no finalizado ni anulado), únicamente es necesario dar clic derecho al registro del Proyecto en el listado principal, luego seleccionar la opción de "Asociar un documento de Compra existente".
Luego el Sistema muestra un listado de Compras posteadas de la cual podrá seleccionar la transacción de Compra deseada.
Para generarle una Factura de Ventas a un Proyecto posteado, dé clic derecho al registro del Proyecto en el listado principal, y luego seleccionar la opción de “Generar Factura de Venta por Anticipo”.
Ingrese los detalles del Anticipo: Monto, Porcentaje, Porcentaje de Anticipos Facturados, Tipos de Documento que generará el Anticipo, y la fecha del documento.
Para asociar un Movimiento de Entrada a un Proyecto posteado, dé clic derecho al registro del Proyecto en el listado principal, y luego seleccionar la opción de “Asociar un Movimiento de Entrada existente”.
El Sistema muestra un listado de Movimientos de Entrada posteados de los cuales podrá seleccionar el Movimiento deseado.
Para asociar una Factura de Venta a un Proyecto posteado, dé clic derecho al registro del Proyecto en el listado principal y seleccione la opción de “Asociar a Factura de existente”.
El Sistema muestra un listado de los documentos de Ventas de los cuales podrá seleccionar el que desee.
Posteo, Anulación y Finalización
En el listado principal se muestra la lista de Proyectos agregados. Además de mostrar las columnas de cheque con el status de cada Proyecto (posteado, anulado, activo y finalizado; en ese orden respectivamente) luego en la columna del “Tipo”, también se refleja dicho status de la siguiente forma visual: Proyectos recién creados sin posteo se muestran en itálicas; Proyectos anulados se mostraran tachados; Proyectos posteados y no anulados pero finalizados o no activos se mostraran atenuados para indicar su inactividad.
Un Proyecto de Venta recién creado no estará vigente mientras no se postee. Para postear un Proyecto únicamente es necesario posicionarse sobre el registro del Proyecto correspondiente y dar clic sobre el botón de [Postear].
El Sistema automáticamente marcará el Proyecto como activo. Un Proyecto activo no puede ser modificado libremente; únicamente puede (con credenciales autorizadas y presionando el botón de [Modificar]) ser modificado el campo de ‘Activo’, o revertir el posteo para modificar cualquier otro dato del Proyecto.
Al dar clic al botón [Modificar] el Sistema le pedirá que defina que acción desea realizar.
La opción "Modificar Cantidades" le habilita automáticamente el documento, pero le desabilita la pestaña de "Detalle", permitiéndole así, poder modificar el campo "Sig. Cant. a Utilizar", de las pestañas Productos y Servicios >> Productos/Compras >> Locales, Productos y Servicios >> Servicios Presupuestados >> Gastos Indirectos, y Productos y Servicios >> Servicios Presupuestados >> Gastos Mano de Obra.
La opción "Introducir Credenciales" le solicita que ingrese las credenciales de autorización y luego defina que acción desea realizar:
La opción "Revertir el Posteo" le permitirá despostear el Proyecto de Ventas para que pueda seguir trabajándolo. Luego deberá volver a postear el registro.
La opción "Modificar el campo de Activo" le habilita las pestañas "Detalle", "Movimientos Asociados", y "Estimaciones". Únicamente podrá marcar o desmarcar los campos "Activo" y "Finalizado" de la pestaña de "Detalle". La opción "Modificar cantidades sig. a utilizar" le permite modificar las cantidades de productos a utilizar. La opción "Modificar datos de ejecución" le permite modificar los campos "Status" y "% Avance de Obra" que se encuentran en la pestaña de "Detalle".
Mientras un Proyecto se encuentre posteado y activo podrán generarse facturas y salidas, así como asociarse compras al Proyecto. Una vez un Proyecto termine, deberá ser marcado como finalizado para ya no permitir transacciones o modificaciones al mismo (esto debe hacerse presionando el botón de [Finalizar] sobre el registro del Proyecto).
Anular un Proyecto tiene el mismo efecto que finalizarlo (y se hace a través del botón de [Anular]). Se han dejado ambas opciones para poder diferenciar entre Proyectos finalizados exitosamente, o anulados por algún motivo o excepción que reflejen que no se finalizó de forma normal.
