Órdenes de Facturación
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Órdenes de Facturación)
Por medio de esta pantalla los Vendedores o personas encargadas de colocar los pedidos los registran para su posterior facturación, evitando el doble trabajo, ya que podrá generar la Orden de Facturacion hacia un documento de Venta (CCF, FCF, FDE).
Cuando se gestiona una Venta es posible crear una Orden de Facturación para que pueda ser pre-elaborada la factura a emitir.
Si la venta no se realizará en su totalidad pueden hacerse facturas parciales, es decir, digitando el valor en la columna de "Última Cantidad Entregada", de la pestaña de "Detalle" de Orden de Facturación.
Pestaña de “Encabezado”
Sobre esta pestaña se definen los datos generales de la Venta, como lo son el Cliente al que se le facturará, la Sucursal a la que se le enviará el Producto al Cliente, Términos de Oferta, etc. Además podrá agregar observaciones sobre la Orden de Facturación creada, y en la parte inferior se muestran más datos de esta Orden, como lo son: el número correlativo del Documento, el Estado (Posteada, Anulada, Finalizada), y los detalles sobre las Ventas Gravadas, etc. Estos datos reflejan la información que será trasladada al documento de Venta final una vez se postee la Orden de Facturación.
Sub-pestaña “Facturar a”
Para facilitar la inserción de la información del Cliente, en la sub pestaña “Facturar a”, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Cliente seleccionado, a través del campo “Código”. Dar clic sobre el triángulo invertido y luego seleccione al Cliente. Si conoce el código digítelo, sino, según escriba el nombre u otro dato del Cliente el Sistema irá prediciendo las opciones que se asemejen para que luego se seleccione el registro de Cliente deseado. El Sistema completará los datos de los demás campos y utilizará ese mismo Cliente para las sub-pestañas [Enviar a] y [Cta. x Cobrar a].
Seleccione el tipo de documento que desea generar, el tipo de Orden/ Venta que desea generar, el tipo de Precio a asociar (estos se crean en la pantalla de Ventas >> Auxiliares >> Tipos de Precio), y el número de decimales que mostrará la Factura. Defina si se mostrarán o no los precios en la impresión. Ingrese los datos relacionados a otros Impuestos que pueda generar la Orden de Facturación.
Sub-pestaña "Sucursal Cliente"
En la pestaña "Sucursal Cliente" podemos definir la Sucursal del Cliente al cual facturamos. Estos registros se crean en la pantalla de Ventas >> Auxiliares >> Sucursales Clientes.
Sub-pestaña “Enviar a”
La pestaña “Enviar a” nos permite definir si el documento se le envía a otro cliente diferente al que se le está facturando. Al igual que en la pestaña de "Facturar a", el Sistema completa de forma automática la información con los datos del Cliente seleccionado
Sub-pestaña “Cta. x Cobrar a”
La pestaña “Cuentas x Cobrar a”, contiene otro campo de “Código” seleccionable y más datos referidos al Cliente seleccionado. Si se decide utilizar un Cliente diferente en esta sección, la Cuenta por Cobrar (y Cuenta Contable por Cobrar) de esta Venta serán generadas debajo del Cliente seleccionado en esta pestaña.
Sub-pestaña “Documentos Ligados”
Aquí se muestran los documentos asociados a la Orden de Facturación (como las Facturas generadas por dicha Orden, o la Cotización que generó esta Orden de Facturación).
Sub-pestaña “Términos de Oferta”
En esta pestaña ingrese los términos de la Venta (si la Orden de Facturación provino de una Cotización, estos datos serán los mismos datos heredados de la Cotización). Definir la forma de pago, los términos de la entrega, la garantía, la vigencia de la oferta, y datos del Contacto. Si se desea que los valores totales de los ítems del detalle se totalicen al final de la impresión de la Orden de Facturación, marcar el campo de "Totalizar...Viñeta" y confirmar la Viñeta a utilizar.
Seleccione la fecha del documento y el Empleado que elabora el documento (Vendedor), si es requerido. También, ingrese el plazo de Crédito en días (si es al Contado dejar cero días) y el porcentaje para el Impuesto al I.V.A. en los respectivos campos ya que estos serán heredados por la Factura que se genere al postear la Orden de Facturación.
Pestaña de “Detalle”
En esta pestaña se definen los ítems a incluir en la Orden. Defina la cantidad de Productos en el campo “Cantidad”; seleccione el código del Producto en el campo “Cod. Producto”, el Sistema completa el campo “Descripción” con el nombre respectivo del Producto y también puede incluir texto. También, ingrese el precio unitario y un porcentaje de descuento, si se requiere, en los campos respectivos.
Luego de guardar, el documento aparece en el listado de Órdenes de Facturación. Al dar clic en el triángulo invertido del botón [Postear], puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
A Factura
Postea una Orden de Facturación. El Sistema solicita definir a qué tipo de documento de Venta se desea generar. Esta es la opción por defecto del botón si se presiona directamente y no sobre el triángulo invertido.
Seleccione el tipo de documento que desea generar a partir de la Orden de Facturación seleccionada en el listado. Dependiendo del documento generado, el Sistema confirma la operación.
Existe la opción de postear a una factura nueva, o a una factura ya existente, esto último es muy útil si desea generar una sola factura para este Cliente.
A Nota de Remisión
Postea una Nota de Remisión. El Sistema confirmará que se procederá a Postear la Nota de Remisión. Recuerde que una Nota de Remisión no es una Factura, únicamente es un comprobante de entrega y recibido de los Productos.
Al dar clic en [Aceptar] se mostrará la confirmación que la Nota de Remisión se generó correctamente.
Ahora la Nota de Remisión se posteará en la pantalla de Abonos a Cuentas por Cobrar. Para más detalles de como trabajar dicha pantalla dirijase a la sección CxC >> Abonos a Cuentas por Cobrar, de este manual.
Impresión Previa
Genera una vista previa del documento.
Finalizada
Le permite finalizar la Orden de Facturación. Recuerde que un documento Posteado o Finalizado no puede ser modificado, por tanto, asegúrese que ya no va a trabajar más esta Orden de Facturación.
Dé clic en [Sí]. Ahora aparecerá un cheque en la columna "Fin" indicandole que la Orden está finalizada.
Crear una Factura de Anticipo
Para crear una Factura de Anticipo posiciónese sobre la Orden de Facturación y dé clic derecho, seleccione la opción "Crear Factura de Anticipo". Asegúrese que la Orden de Facturación tenga líneas de Detalle para poder proceder, de lo contrario no podrá proceder.
En la ventana "Generación de anticipos" llene los campos con la información requerida, ingrese el monto del Anticipo (el campo "% Anticipo" se llena automáticamente), o ingrese el Porcentaje de Anticipo (el campo "Monto del Anticipo" se llena automáticamente), sólo puede llenar uno de los campos. El campo "% Anticipos Factuardos" no se puede modificar, únicamente es de lectura. Luego seleccione el tipo de documento que generará este Anticipo, y la fecha del documento. Finalmente dé clic en [Aceptar] para que la Factura de Anticipo se genere.
Operaciones Múltiples
Adicional a las opciones anteriores, el Sistema la permite realizar más acciones sobre las Órdenes de Anticipos, para ello, nuevamente dando clic derecho sobre el registro, seleccione la opción "Operacion Multiple".
Eliminar un Producto de Múltiples Registros
Esta opción le permitirá eliminar un Producto de la línea de Detalle, para ello seleccione el Producto a eliminar, luego dé clic en [Aceptar].
A continuación deberá confirmar que desea proceder con la eliminación del Producto seleccionado, para ello dé clic en [Aceptar].
Modificar la Cantidad de un Producto en Multiples Registros
Por medio de esta opción podrá modificar la cantidad de Producto ingresado en la pestaña de "Detalle". Seleccione el Producto al cual le realizará la modificación (en caso que haya ingresado varias líneas de Detalle), y luego dé clic en [Aceptar].
Ingrese la nueva cantidad para realizar el reajuste, dicha cantidad deberá ser menor a la cantidad actual, luego dé clic en [Aceptar].
El Sistema le muestra una alerta de confirmación que el proceso se realizó exitosamente.
Comparativo de Cantidades contra Saldos Reales
Esta opción le permite comparar las Cantidades de Producto contra los Saldos reales de la empresa, para realizar esta opción deberán de haber Productos Inventariables a sumarizar, en la pestaña de "Detalle".
Sustitución de Producto en Multiples Registros
Esta opción le permite reemplazar un Producto de la línea de Detalle, por un Producto nuevo, seleccione el Producto existente que desea reemplazar y luego seleccione el Producto por el cual lo reemplazará, defina la cantidad de Producto a reemplazar. Luego dé clic en [Aceptar]
El Sistema le confirma que el proceso se realizó exitosamente, ahora en la pestaña de "Detalle" verá el nuevo Producto con la cantidad que fue reemplazada, además, verá que esta cantidad fue descontada de la cantidad del Producto seleccionado para sustituir.
