Notas de Crédito
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Notas de Crédito)
Por medio de esta pantalla podrá realizar el ajuste a las ventas que ha generado un Comprobante de Crédito Fiscal. Las Notas de Crédito ajustan una venta disminuyendo su valor.
A continuación observamos la pestaña de "Listado" la cual nos muestra la lista de Notas de Crédito.
Pestaña de "Detalle"
Las Sub- Pestañas que se muestren aquí (Datos Encabezado, Items de Detalle, o Items a Cuenta Propia, etc.) dependerán de los ajustes realizados en los Parámetros de Ventas. Para el ejemplo de esta pantalla se muestra como aparece si no se ha marcado el campo "Manejar Facturación/Cobros a Terceros (dinero no propio)" en los parámetros de Venta, si necesita trabajarla con Ítems a Cuenta de Terceros por favor diríjase a la pantalla de Ventas >> Créditos Fiscales, ya que ahí se explica dicha pestaña. Para más detalles diríjase a la pantalla Ventas >> Configuraciones >> Parámetros Ventas.
Pestaña de “Datos Encabezado”
En el campo “Fecha” seleccione la fecha correspondiente (al crear una nueva factura, por defecto el campo aparece con la fecha actual, pero dependiendo de las políticas, algunas facturaciones podrían hacerse fuera del mes corriente; luego de haberse impreso no se puede cambiar a menos que se anule, por tanto debe verificarse esta información antes de postear/imprimir el documento).
Sub-pestaña "Facturar a"
Para facilitar la inserción de la información del cliente, en la sub-pestaña “Facturar a”, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Cliente seleccionado, a través del campo “Código”. Dar clic sobre el triángulo invertido y luego seleccione al cliente. Si conoce el código digítelo, sino, según escriba el nombre u otro dato del cliente el Sistema irá prediciendo las opciones que se asemejen para que luego se seleccione el registro de cliente deseado.
Al seleccionar el cliente, el Sistema llenará ciertos campos con información heredada del registro del cliente, como lo son: “Plazo de Crédito”, “% I.V.A.”, "% Retención", "% Percepción", "Condición de Pago, “% Descuento Default”", "Tipo de Venta", “# de Decimales en Valores de Factura”, "Caja (Registradora)", ¨"# de Orden del Cliente", "Términos de la Venta" y "Centro de Costo".
Sin embargo, posteriormente se pueden cambiar estos valores para cada documento en específico por si algún dato debe cambiar en ocasiones especiales. Una vez seleccionado el cliente en la pestaña “Facturar a”, se llena automáticamente con ese mismo registro de cliente los datos de las siguientes dos pestañas adyacentes “Cuentas por Cobrar a” y “Enviar a”.
Sub-pestaña "Sucursal Cliente"
En la sub-pestaña "Sucursal Cliente" podemos definir una sucursal del Cliente al cual facturamos.
Sub-pestaña "Cuenta x Cobrar a"
La sub-pestaña “Cuenta x Cobrar a”, contiene otro campo de “Código” seleccionable y más datos referidos al Cliente seleccionado. Si se decide utilizar un Cliente diferente en esta sección, la Cuenta por Cobrar (y Cuenta Contable por Cobrar) de esta Venta serán generadas debajo del Cliente seleccionado en esta pestaña.
Sub-pestaña "Enviar a"
La sub-pestaña "Enviar a" nos permite definir si el documento se le envía a otro Cliente diferente al que se le está facturando, esta se llena de forma automática con el Cliente seleccionado en la pestaña "Facturar a", pero si desea cambiarlo, puede hacerlo seleccionando otro código de Cliente.
Sub-pestaña "Datos Embarque"
La sub-pestaña "Datos Embarque" está diseñada para registrar información logística relacionada con el envío de mercancías. Aquí se incluyen campos como "Barco/Viaje", "# Contenedor" y "# Sello/Marchamo", donde se pueden ingresar detalles específicos del transporte marítimo. Además, se proporciona un campo para indicar la "Vía/Puerto" de salida y el "Puerto Destino". A la derecha, se encuentran campos para especificar los "Términos de Envío", el nombre y contacto del responsable (ya sea teléfono o correo electrónico), así como el término de comercio internacional ("Incoterm"). Finalmente, el usuario puede seleccionar fechas específicas de embarque y despacho para completar el registro del envío.
Sub-pestaña "Gestion de Documento"
La sub-pestaña "Gestión de Documento" permite registrar información detallada sobre las personas involucradas en la generación y recepción del documento. Entre los campos disponibles se encuentran "Nombre Quien Generó", acompañado de su respectivo "Doc. Identif." y, si corresponde, la "Placa Vehículo Entrega". También se incluye el "Nombre Receptor" y su "Doc. Identif.", permitiendo así un registro claro de ambas partes. Finalmente, se dispone de un área de texto para agregar "Observaciones" relacionadas con el documento, proporcionando un espacio para incluir notas o detalles adicionales.
Sub-pestaña "Vendedores"
Por último, la pestaña “Vendedores” Permite asignarle vendedor(es) y porcentajes de Comisión relacionados a la venta correspondiente a este documento. Esta pestaña únicamente estará habilitada si marca el campo "Permitir Multiples Vendedores por Venta" en los parámetros de Ventas.
Pestaña de “Ítems a Cuenta Propia”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc. de los productos y/o Servicios asociados a este documento. Seleccione un codigo y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”.
Pestaña de “Ítems a Cuenta de Terceros”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc., de los Productos y/o Servicios de Terceros (no propios) asociados a este documento. Seleccione un código y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”. Ademas le indica el total de cobro por Cuenta Ajena.
Para postear una Nota de Crédito de clic al botón [Imprimir]. El Sistema le confirmará que se procederá a imprimir y luego a postear el documento. De clic en [Aceptar].
A continuación, el Sistema mostrará una pantalla donde se confirma el correlativo a imprimir, y por defecto se designa un correlativo automático basándose en la última Nota de Crédito posteada. Para que el documento se genere con el correlativo sugerido, dar clic en [Continuar]. Si se requiere establecer otro correlativo, dar clic en [Modificar], y en este caso deberá proporcionar las credenciales adecuadas para continuar. La numeración automática también toma en cuenta los correlativos de documentos anulados. El Sistema no permite que existan dos correlativos iguales.
Luego se muestra una vista previa de la impresión del documento.
Una vez enviado a impresión, confirme si el documento ha sido impreso correctamente.
De acuerdo a la situación, dé clic en el botón correspondiente:
- Sí: indica que se imprimió correctamente el documento y pasa a ser posteado.
- No: indica que el documento por alguna razón no se imprimió correctamente. En este caso el Sistema hace otra pregunta: ¿Desea marcar el correlativo como anulado? A esta pregunta se le puede indicar que sí o que no, y la respuesta dependerá de si físicamente el documento legal quedó o no utilizable (si se arruinó o quedó de alguna forma inutilizable, se debería marcar como anulado ese correlativo; en dicho caso, el Sistema no modifica ni afecta el registro actual, sino que lo deja listo para volver a ser impreso, y en el nuevo correlativo que sugerirá será el que le sigue al correlativo recién anulado).
- Cancelar: indica que no se procederá con el posteo, y que por lo tanto no se realiza ninguna acción sobre el registro y este sigue en el mismo estado como si no se hubiera posteado/impreso.
Si el documento se imprimió correctamente, dar clic en [Sí].
Esto presentará la Ventana "Pago de Facturas" la cual nos permite especificar la forma de pago, o si es otro medio de pago podemos definir el banco, el número de documento bancario, el monto recibido, si se paga en efectivo y existe cambio a devolver lo calcula el Sistema. Si seleccionamos el botón [Finalizar] se registrará el pago y nos vuelve a la ventana de Listado de Créditos Fiscales.
Ahora este documento ya aparece en el listado con un cheque debajo de la tercera columna del listado (que indica que ya fue Posteado/Impreso). Si el correlativo se anula, se marca el cheque bajo la cuarta columna (de ‘Anulado’) del listado de documentos.