Facturación Rápida

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Facturación Rápida)

Por medio de esta pantalla podrá realizar las Facturaciones Rápidas de las ventas generadas por la organización. Su función principal es permitirle generar un tipo de documento de venta sin necesidad de ir a la pantalla específica, sino, simplemente seleccionando el tipo de documento de venta a emitir.

Seleccione el tipo de documento a generar (Factura de Consumidor Final, Notas de Crédito, Notas de Débito, etc.), en el campo "Código" seleccione el código del cliente al que facturará, y los datos siguientes como Nombre, N.I.T, giro, etc. se auto-rellenarán. Ingrese la fecha de facturación, por defecto se mostrará la fecha actual pero usted puede cambiarla presionando la flecha hacia abajo en el campo "Fecha", de igual forma asocie un vendedor de la lista desplegable de campo "Vendedor:", la sucursal asociada a la venta, y la condición de pago (Contado, Crédito, Contado Contra Entrega). Ingrese los detalles de plazo del crédito, el tipo de precio, configure el tipo de impresión de los descuentos, y seleccione un centro y sub-centro de costo asociados.

En la parte inferior de la pantalla ingrese los Productos y/o Servicios asociados a esta factura. Seleccione el código de Producto, luego dé clic en la tecla [Tab] para avanzar al siguiente campo, los campos "Producto/Servicio", "Presentación", "Precio Pres.", "Precio", y "% Descuento" se llenan automáticamente con los datos del Producto seleccionado. Ingrese la cantidad de Producto a facturar en el campo "Cant. Pr", este dato se replicará en el campo "Cantidad". Indique si el Producto/Servicio será exento de I.V.A., y si será No sujeto a Percepción. Defina la Ubicación del Producto, el número de Serie (si lo tuviese), indique si se excuirá en la impresión, y finalmente defina el Centro y Sub-Centro de Costo.

En caso que necesite remplazar el Producto de una línea de detalle, borre el código y seleccione uno nuevo, dé clic en la tecla [Tab], el Sistema le preguntará si desea modificar la descripción de la línea de detalle, es decir, si el campo "Producto/Servicio" conservará la misma información, o si se modificará con el nombre del nuevo Producto seleccionado.

• Dé clic en [Si] para realizar el cambio.
• Dé clic en [No (Requiere Permisos)] para que los datos del campo "Producto/Servicio" no se modifiquen, en este caso sólo cambiará el código del Producto y todos los demás campos heredados, pero no su descripción, para ello, como el botón indica, se deben introducir las credenciales de autorización para realizar este proceso, tenga en cuenta que no todos los Usuarios deberían de tener autorización para realizar esta acción.
• Dé clic en [Cancelar] para cancelar el proceso, en dicho caso no se realizará ninguna modificación.

Por último dé clic en el botón  para guardar e imprimir la factura generada.

Si necesita limpiar todos los datos para iniciar una nueva Facturación Rápida, dé clic en el botón .

En caso de que al momento de imprimir la Factura a emitir el precio de algún(os) Producto(s) sea menor al límite de precios permitido, el Sistema le mostrará los detalles del ítem o ítems afectados, y le pedirá autorización para proceder a emitir la Factura.

Dé clic en [Sí] e introduzca las credenciales de acceso, el Sistema le notificará que se procederá al posteo.

Dé clic en [Aceptar]. A continuación, el Sistema mostrará una pantalla donde se confirma el Correlativo a imprimir, y por defecto se designa un Correlativo automático basándose en la última Facturación Rápida posteada. Para que el documento se genere con el Correlativo sugerido, dar clic en [Continuar]. Si se requiere establecer otro Correlativo, dar clic en [Modificar], y en este caso deberá proporcionar las credenciales adecuadas para continuar. La numeración automática también toma en cuenta los Correlativos de documentos anulados. El Sistema no permite que existan dos correlativos iguales.

Luego se muestra una vista previa de la impresión del documento.

Una vez enviado a impresión, confirme si el documento ha sido impreso correctamente.

De acuerdo a la situación, dé clic en el botón correspondiente:

• Sí: indica que se imprimió correctamente el documento y pasa a ser posteado.
• No: indica que el documento por alguna razón no se imprimió correctamente. En este caso el Sistema hace otra pregunta: ¿Desea marcar el correlativo como anulado? A esta pregunta se le puede indicar que sí o que no, y la respuesta dependerá de si físicamente el documento legal quedó o no utilizable (si se arruinó o quedó de alguna forma inutilizable, se debería marcar como anulado ese correlativo; en dicho caso, el Sistema no modifica ni afecta el registro actual, sino que lo deja listo para volver a ser impreso, y en el nuevo correlativo que sugerirá será el que le sigue al correlativo recién anulado).
• Cancelar: indica que no se procederá con el posteo, y que por lo tanto no se realiza ninguna acción sobre el registro y este sigue en el mismo estado como si no se hubiera posteado/impreso.

Si el documento se imprimió correctamente, dar clic en [Sí].

Esto presentará la Ventana "Pago de Facturas" la cual nos permite especificar la forma de pago, o si es otro medio de pago podemos definir el banco, el número de documento bancario, si hay monto recibido, si se paga en efectivo y existe cambio a devolver lo calcula el Sistema. Si seleccionamos el botón [Finalizar] se registrará el pago y nos vuelve a la pantalla de Facturación Rápida.

Ahora el documento aparecerá en la respectiva pantalla, dependiendo de la forma de pago seleccionada listo para ser liquidado.