Créditos Fiscales
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Créditos Fiscales)
Por medio de esta pantalla podrá registrar todas las ventas que se han realizado utilizando como documento un Comprobante de Crédito Fiscal. Los datos introducidos en el Sistema se verán reflejados en la información que aparezca en el formato impreso personalizado.
A continuación observamos la pestaña de "Listado", la cual nos muestra la lista de los Créditos Fiscales creados.
Pestaña de "Detalle"
Las Sub- Pestañas que se muestren aquí (Datos Encabezado, Items de Detalle, o Items a Cuenta Propia, etc.) dependerán de los ajustes realizados en los Parámetros de Ventas. Para el ejemplo de esta pantalla se muestra como aparece si se ha marcado el campo "Manejar Facturación/Cobros a Terceros (dinero no propio)" en los parámetros de Venta. Para más detalles diríjase a la pantalla Ventas >> Configuraciones >> Parámetros Ventas.
Pestaña de “Datos Encabezado”
En el campo “Fecha” seleccione la fecha correspondiente (al crear una nueva factura, por defecto el campo aparece con la fecha actual, pero dependiendo de las políticas, algunas facturaciones podrían hacerse fuera del mes corriente; luego de haberse impreso no se puede cambiar a menos que se anule, por tanto debe verificarse esta información antes de postear/imprimir el documento).
Los campos inferiores: "Plazo Crédito (en días)", "% I.V.A." "% Retención", etc., se llenan de forma automática con los datos del Cliente seleccionado en la Sub Pestaña "Facturar a" (de estos únicamente podrá modificar los campos "Plazo Crédito" y "Condición). Adicionalmente podrá ingresar los Términos de la Venta, el número de Orden del Cliente, la Referencia, el Centro y Sub Centro de Costo, etc.
Desde esta pantalla podrá también imprimir el Contrato y el Pagaré asociados al documento seleccionado. Para ello dé clic en los botones respectivos: [Imprimir Contrato], o [Imprimir Pagaré].
Sub-pestaña "Facturar a"
Para facilitar la inserción de la información del cliente, en la sub-pestaña “Facturar a”, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Cliente seleccionado, a través del campo “Código”. Dar clic sobre el triángulo invertido y luego seleccione al cliente. Si conoce el código digítelo, sino, según escriba el nombre u otro dato del cliente el Sistema irá prediciendo las opciones que se asemejen para que luego se seleccione el registro de cliente deseado.
Al seleccionar el cliente, el Sistema llenará ciertos campos con información heredada del registro del cliente, como lo son: “Plazo de Crédito”, “% I.V.A.”, "% Retención", "% Percepción", "Condición de Pago, “% Descuento Default”", "Tipo de Venta", “# de Decimales en Valores de Factura”, "Caja (Registradora)", ¨"# de Orden del Cliente", "Términos de la Venta" y "Centro de Costo".
Sin embargo, posteriormente se pueden cambiar estos valores para cada documento en específico por si algún dato debe cambiar en ocasiones especiales. Una vez seleccionado el cliente en la pestaña “Facturar a”, se llena automáticamente con ese mismo registro de cliente los datos de las siguientes dos pestañas adyacentes “Cuentas por Cobrar a” y “Enviar a”.
Sub-pestaña "Sucursal Cliente"
En la sub-pestaña "Sucursal Cliente" podemos definir una sucursal del Cliente al cual facturamos.
Sub-pestaña "Cuenta x Cobrar a"
La sub-pestaña “Cuenta x Cobrar a”, contiene otro campo de “Código” seleccionable y más datos referidos al Cliente seleccionado. Si se decide utilizar un Cliente diferente en esta sección, la Cuenta por Cobrar (y Cuenta Contable por Cobrar) de esta Venta serán generadas debajo del Cliente seleccionado en esta pestaña.
Sub-pestaña "Enviar a"
La sub-pestaña "Enviar a" nos permite definir si el documento se le envía a otro Cliente diferente al que se le está facturando, esta se llena de forma automática con el Cliente seleccionado en la pestaña "Facturar a", pero si desea cambiarlo, puede hacerlo seleccionando otro código de Cliente.
Sub-pestaña "Datos Embarque"
La sub-pestaña "Datos Embarque" está diseñada para registrar información logística relacionada con el envío de mercancías. Aquí se incluyen campos como "Barco/Viaje", "# Contenedor" y "# Sello/Marchamo", donde se pueden ingresar detalles específicos del transporte marítimo. Además, se proporciona un campo para indicar la "Vía/Puerto" de salida y el "Puerto Destino". A la derecha, se encuentran campos para especificar los "Términos de Envío", el nombre y contacto del responsable (ya sea teléfono o correo electrónico), así como el término de comercio internacional ("Incoterm"). Finalmente, el usuario puede seleccionar fechas específicas de embarque y despacho para completar el registro del envío.
Sub-pestaña "Gestion de Documento"
La sub-pestaña "Gestión de Documento" permite registrar información detallada sobre las personas involucradas en la generación y recepción del documento. Entre los campos disponibles se encuentran "Nombre Quien Generó", acompañado de su respectivo "Doc. Identif." y, si corresponde, la "Placa Vehículo Entrega". También se incluye el "Nombre Receptor" y su "Doc. Identif.", permitiendo así un registro claro de ambas partes. Finalmente, se dispone de un área de texto para agregar "Observaciones" relacionadas con el documento, proporcionando un espacio para incluir notas o detalles adicionales.
Sub-pestaña "Vendedores"
Por último, la pestaña “Vendedores” Permite asignarle vendedor(es) y porcentajes de Comisión relacionados a la venta correspondiente a este documento. Esta pestaña únicamente estará habilitada si marca el campo "Permitir Multiples Vendedores por Venta" en los parámetros de Ventas.
Pestaña de “Ítems a Cuenta Propia”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc. de los productos y/o Servicios asociados a este documento. Seleccione un codigo y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”.
Pestaña de “Ítems a Cuenta de Terceros”
En esta pestaña se detalla la Cantidad, Precio, Porcentaje de Descuento, etc., de los Productos y/o Servicios de Terceros (no propios) asociados a este documento. Seleccione un código y de clic al botón [Tab] para que los demás campos se llenen automáticamente.
Note que en la parte inferior le aparacen más opciones como "Documento #", algunos llevan como prefijo “PDF” (referente a Pendiente De Facturar), seguido de un correlativo. Este código es temporal y es asignado por el Sistema hasta cuando el documento sea “Posteado”. Ademas le indica el total de cobro por Cuenta Ajena.
Posteo de Créditos Fiscales
Para postear un Crédito Fiscal, dar clic en el botón [Imprimir]. A la vez de imprimir el documento, el Sistema lo posteará para ser incluido en el libro de ventas del mes y, según el resto de integraciones con el Sistema, generará la partida contable correspondiente, así como la cuenta por cobrar y el movimiento de salida de inventario (si se incluyeron productos inventariados en los ítems del detalle).
A continuación, el Sistema mostrará una pantalla donde se confirma el correlativo a imprimir, y por defecto se designa un correlativo automático basándose en el último crédito fiscal posteado. Para que el documento se genere con el correlativo sugerido, dar clic en [Continuar]. Si se requiere establecer otro correlativo, dar clic en [Modificar], y en este caso deberá proporcionar las credenciales adecuadas para continuar. La numeración automática también toma en cuenta los correlativos de documentos anulados. El Sistema no permite que existan dos correlativos iguales.
Luego se muestra una vista previa de la impresión del documento.
Dependiendo de la configuración de la impresión de documentos, la factura se podrá imprimir ya sea dando clic en el botón de impresión, o, si dicho botón no está visible, al cerrar la vista previa el Sistema preguntará si se desea enviar el documento a la impresora que se le ha asociado a este tipo de documentos para el equipo en específico de donde se está ejecutando la impresión.
Una vez enviado a impresión, confirma si el documento ha sido impreso correctamente.
De acuerdo a la situación, dé clic en el botón correspondiente:
- Sí: indica que se imprimió correctamente el documento y pasa a ser posteado.
- No: indica que el documento por alguna razón no se imprimió correctamente. En este caso el Sistema hace otra pregunta: ¿Desea marcar el correlativo como anulado? A esta pregunta se le puede indicar que sí o que no, y la respuesta dependerá de si físicamente el documento legal quedó o no utilizable (si se arruinó o quedó de alguna forma inutilizable, se debería marcar como anulado ese correlativo; en dicho caso, el Sistema no modifica ni afecta el registro actual, sino que lo deja listo para volver a ser impreso, y en el nuevo correlativo que sugerirá será el que le sigue al correlativo recién anulado).
- Cancelar: indica que no se procederá con el posteo, y que por lo tanto no se realiza ninguna acción sobre el registro y este sigue en el mismo estado como si no se hubiera posteado/impreso.
Si el documento se imprimió correctamente, dar clic en [Sí], y se procederá al posteo.
Esto presentará la Ventana "Pago de Facturas" la cual nos permite especificar la forma de pago, o si es otro medio de pago podemos definir el Banco, el Número de Documento Bancario, si hay Monto Propio y Monto Ajeno (esto sólo en caso que se habilitaron los Terceros en los parámetros de Ventas), si se paga en efectivo y existe cambio a devolver lo calcula el Sistema. Si seleccionamos el botón [Finalizar] se registrará el pago y nos vuelve a la ventana de Listado de Créditos Fiscales. Para más detalles de como trabajar esta ventana, favor diríjase a la pantalla de Ventas >> Documentos de Contado Pendientes de Cobro, de este manual, ya que los pasos son los mismos.
Ahora este documento ya aparece en el listado con un cheque debajo de la tercera columna del listado (que indica que ya fue Posteado/Impreso). Si el correlativo se anula, se marca el cheque bajo la cuarta columna (de ‘Anulado’) del listado de documentos.
Asociar un Comprobante de Retención al CCF
Ya posteada la venta y si el Cliente está registrado como Gran Contribuyente podemos asociarle un Comprobante de Retención a esta venta.
Para ello seleccionamos la fila del Comprobante y damos clic derecho, se nos despliega un menú contextual, selecccionamos la opción "Asociar a Comprobante de Retención"
Se despliega la ventana para ingresar los datos del Comprobante de Retención.
Se debe ingresar en "# de Comprobante:" el número del documento, en "Fecha Doc:" la fecha de emisión del Comprobante y en "Fecha Recibido:" la fecha que deseamos que se refleje en el Libro de Ventas.
Ya ingresados los datos del Comprobante damos clic en el botón [Aceptar] y nos presentará la ventana confirmando la operación.
Desasociar un Comprobante de Retención al Documento de Venta
Si por alguna razón se debe desasociar un Comprobante de Retención se siguen los mismos pasos para asociarlo, con la diferencia de que en la ventana de datos del comprobante dejamos en blanco el número de Comprobante, se nos presentará la ventana siguiente:
Si deseamos proceder a desasociar el comprobante damos clic al botón 
Quedando desasociado dicho comprobante.
Otra opción es dar clic derecho sobre el registro y seleccionar la opción "Desasociar Comprobante de Retención".
Aplica a todas las ventas
Todas las ventas, ya sean por Comprobante de Crédito Fiscal, Factura de Consumidor Final u otro documento de venta, pasan a formar parte de las Cuentas por Cobrar, se afectan los Inventarios, a la Contabilidad y se genera el respectivo registro en el Libro de Ventas I.V.A.
En el caso que no se encontraran existencias para suministrar la venta, es decir no se cuenta con saldo suficiente, el Sistema siempre efectúa la venta correspondiente, pero no la podrá inventariar de forma automática e inmediata. Por lo tanto, esa transacción queda pendiente de inventariar y se encuentra disponible en el menú Inventarios >> Documentos Pendientes de Inventariar , donde deberá solucionar el problema (por ejemplo agregar una compra para darle saldo al inventario) y luego reintentar realizar el movimiento (siempre en esa misma ventana de Documentos Pendientes de Inventariar). Favor referirse al manual de Inventarios para más detalles.
Si, por otra parte, se presentara un impase contable (por ejemplo, una inadecuada configuración de Cuentas Contables en los Productos o en el Cliente), el Sistema siempre efectúa la venta correspondiente, pero no la contabilizará de forma automática en el instante. De igual forma, esta transacción queda pendiente de contabilizarse y el documento se mostrará disponible en el menú Contabilidad >> Documentos Posteados Pendientes de Contabilizar , donde luego de solucionar el problema y podrá reintentar proceder a contabilizar el documento. Favor referirse al manual de Contabilidad para más detalles.