Cotizaciones
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Cotizaciones)
Por medio de esta pantalla podrá controlar y generar Cotizaciones de Ventas. Dichas Cotizaciones posteriormente pueden ser posteadas hacia una Orden de Facturación, o directamente hacia una Factura.
Esta pantalla la llenan los Vendedores, y es en la cual le ofertan a sus Clientes, Productos y Servicios locales que pueden proveer, sin embargo, esto no quiere decir que la Cotización sea aprobada, se pueden dar casos en los que sea rechazada, por ejemplo, por no tener existencias, en dicho caso se deberá crear un documento de Ventas Perdídas.
Pestaña “Encabezado”
Sobre esta pestaña se definen los datos generales de la Cotización, como lo son el Cliente al que se le ofertará, términos de oferta, etc. Estos datos reflejan la información que será trasladada a una Orden de Facturación o a un documento de venta final una vez se postee la Cotización.
Sub-pestaña “Facturar a”
Para facilitar la inserción de la información del Cliente, en la sub pestaña “Facturar a”, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Cliente seleccionado, a través del campo “Código”. Dar clic sobre el triángulo invertido y luego seleccione al Cliente. Si conoce el código digítelo, sino, según escriba el nombre u otro dato del Cliente el Sistema irá prediciendo las opciones que se asemejen para que luego se seleccione el registro de Cliente deseado. El Sistema completará los datos de los demás campos y utilizará ese mismo Cliente para las sub-pestañas [Enviar a] y [Cta. x Cobrar a].
Seleccione el tipo de documento que desea generar y el número de decimales que mostrará la factura, y el porcentaje de factor de ganancia. Ingrese los datos relacionados a otros impuestos que pueda generar la Orden de Facturación.
Sub-pestaña "Sucursal Cliente"
En la pestaña “Sucursal Cliente”, podemos definir una Sucursal del Cliente al cual facturamos.
Sub-Pestaña “Enviar a”
La pestaña “Enviar a” nos permite definir si el documento se le envía a otro Cliente diferente al que se le está facturando.
Sub-pestaña “Cta. x Cobrar a”
La pestaña “Cuentas x Cobrar a”, contiene otro campo de “Código” seleccionable y más datos referidos al Cliente seleccionado. Si se decide utilizar un Cliente diferente en esta sección, laCuenta por Cobrar (y Cuenta Contable por Cobrar) de esta venta serán generadas debajo del Cliente seleccionado en esta pestaña.
Sub-pestaña “Documentos Ligados”
Aquí aparecen los documentos asociados a la Cotización (como las Facturas u Órdenes de Facturación generadas por este registro).
Sub-pestaña “Términos de Oferta”
En esta pestaña ingrese los términos de la venta. Definir la forma de pago, los términos de la entrega, la garantía, la vigencia de la oferta, y datos del Contacto. Si se desea que los valores totales de los ítems del detalle se totalicen al final de la impresión de la Cotización, marcar el campo de “Totalizar…Viñeta” y confirmar la viñeta a utilizar.
Sub-pestaña “Gestión de Ventas”
Aquí puede introducir datos para control interno de la gestión de ventas. Puede seleccionar un origen de la sección (previamente definido en la pantalla de Ventas >> Auxiliares >> Tipos de Origen de Venta / Cotización). Ademas puede introducir un % de probabilidad de éxito de que la oferta se convierta en una venta, asi como la fecha estimada correspondiente, y un campo de comentarios de la gestión. Los campos de esta pestaña son para información interna de la empresa y por lo tanto no se incluye en la impresión de la oferta.
Seleccione la fecha del documento y el Empleado que elabora el documento, si es requerido. También, ingrese el plazo de Crédito en días (si es al Contado dejar cero días) y el porcentaje para el Impuesto al I.V.A. en los respectivos campos. Marque el campo “Incluir percep en imp.” si necesita que los valores de precios y totales en la impresión de la Cotización ya incluyan el IVA.
Pestaña “Detalle”
En esta pestaña se definen los ítems para el respectivo documento. Defina la cantidad de Productos en el campo “Cantidad”; seleccione el código del Producto en el campo “Cod. Producto”, el Sistema completa el campo “Descripción” con el nombre respectivo del Producto y también puede incluir texto. También, ingrese el precio unitario y un porcentaje de descuento, si se requiere, en los campos respectivos. Marque el campo “Usar Foto” para incluir, en la impresión del presupuesto, la imagen asociada al registro del Producto (a través de la pantalla de Ventas >> Auxiliares >> Productos) si la tuviera.
Luego de guardar el registro, se mostrará en el listado de Cotizaciones.
Postear una Cotización
Al dar clic sobre en botón [Postear] se procederá a postear directamente la Cotización hacia el documento definido en los parámetros de Ventas (Ventas >> Configuraciones >> Parámetros Ventas >> Cotizaciones). Para este caso se ha definido que la Cotización se postee por defecto hacia un documento de tipo "Orden de Facturación":
Al dar clic en el triángulo invertido del botón [Postear], puede seleccionar cualquiera de las siguientes opciones:
A Factura
La Cotización se puede postear directamente a una Factura de un tipo de documento específico. Primero, el Sistema solicitará seleccionar si se creará una Factura nueva, o se posteará hacia una Factura existente.
A Factura nueva
El Sistema solicita definir a qué tipo de documento de Venta se desea generar al postear la Cotización.
A Factura existente
Seleccione el tipo de documento al que se posteará la Cotización. Esta opción es muy útil si desea generar una sola factura para este Cliente.
A Orden de Facturación
La Cotización se posteará a una Orden de Facturación. Esta también es la opción configurada por defecto del botón [Postear] si se presiona directamente y no sobre el triángulo invertido. El encabezado y detalle de la Orden de Facturación contendrá la misma información que el encabezado y detalle de la Cotización.
A Proyecto de Venta
La Cotización se posteará a un nuevo Proyecto de Venta. Se selecciona el tipo de proyecto que se desea generar, estos se administran en la pantalla de Ventas >> Auxiliares >> Tipos de Proyectos de Venta. El nuevo Proyecto generado contendrá como ítems presupuestados los ítems incluidos en el detalle de la Cotización.
Impresión Previa
Genera una vista previa de la Cotización.
Finalizar
Le permite finalizar una Cotización, recuerde que un documento Posteado o Finalizado no puede ser modificado, por tanto, asegúrese que ya no va a trabajar más este registro.