Contratos de Ventas
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Ventas >> Contratos de Ventas)
Por medio de esta pantalla podrá registrar y transaccionar Contratos de Ventas, los cuales han sido diseñados para llevar un control de contratos o acuerdos de ventas repetitivas o a plazo a través de cuotas. Para que un Contrato pueda generar cuotas, debe estar posteado y activo, y debe de tener una cuota pendiente de generar (indicado por el código de contrato estando en color rojo en el listado).
Pestaña de “Detalle”
En esta pestaña se completa la información general del Contrato de Ventas. Seleccione al Cliente para este Contrato, la fecha de inicio y fin, el Vendedor y responsable, el tipo de Contrato y, opcionalmente, un Proyecto al que desea asociar este Contrato (si aplicase y exclusivamente para efectos de filtro únicamente). Defina el tipo de documento de venta que se generará para cada cuota emitida desde el Contrato. Los campos de “Plazo de Crédito” y “# de Decimales en Valores de Facturas” se establecen de forma automática con los valores establecidos para el Cliente seleccionado, pero pueden ser cambiados manualmente para cada contrato.
Los campos trascendentales a llenar para determinar el comportamiento del Contrato son los que se encuentran en la sección “Configuración del Contrato”:
- Frecuencia y Periodicidad: aquí se determina cada cuanto tiempo el Sistema requerirá que se genere una cuota. Se debe introducir la cantidad de períodos (frecuencia) y el tiempo (periodicidad) entre cada iteración de cuotas.
- # de Cuotas: Opcionalmente se puede introducir un # máximo de cuotas a generar en este campo. Si el campo se deja vacio, el Sistema no parará de generar cuotas hasta que se cumpla la fecha de finalización del contrato establecida en el campo “Fecha Fin”, y por lo tanto, si tanto dicha fecha de finalización y el campo de ‘# de Cuotas’ se dejan vacios, el contrato no parará de generar cuotas (para cada iteración calculada a partir de la frecuencia y periodicidad configuradas).
- Cuota Inicial: Esta fecha determina dos cosas. La primera es la fecha mínima desde la cual el contrato ya pedirá generar una cuota. Si la fecha actual es anterior a esa fecha, el contrato (aunque este activo y posteado), no indicara la necesidad de generar una cuota. Lo otro determinado por este campo es el día del mes (o de semana según la periodicidad) en el cual se determinará que toca cada iteración futura de las cuotas. Por lo tanto, si la cuota inicial tiene fecha del 23 de Febrero y la iteración es mensual (cada 1 mes), luego de la primera cuota generada después del 23 de Febrero, el resto de cuotas solicitarán ser generadas a partir del día 23 de cada mes.
- Descarga del Inventario: Opcionalmente, si se incluyen Productos Inventariados en la lista de ítems a facturar (ver siguiente sección de ‘Pestaña de “Ítems a Facturar”’), aquí se determina como se manejará la descarga de dichos ítems. La primera opción ‘En cada cuota’ indica que los ítems incluidos se refacturaran y descargaran para cada factura/cuota generada por el contrato. La segunda opción ‘Al inicio y provi. costo’ indica al Sistema que los ítems inventariados únicamente se descargarán en la primera cuota emitida, y que el costo de venta de dichos ítems será llevado a una cuenta de provisión para que luego, para cada cuota, se vaya llevando al costo de venta real la proporción perteneciente a cada cuota únicamente. La tercera opción ‘Al inicio’, indica al Sistema que los ítems inventariados se descargarán únicamente en la primera cuota generada por el contrato (sin provisionar el costo, sino que contabilizado al 100% en esa primera factura). La última opción ‘Al final’ le indica al Sistema que los ítems inventariados se descargarán en la última factura del contrato. Es importante aclarar que si no se define un “# de Cuotas”, únicamente podrá utilizar la opción ‘Al inicio’; para poder utilizar cualquiera de las otras tres opciones se requiere definir un “# de Cuotas”.
- Manejo de Mora: En este campo puede definir como se manejará la Mora por el pago tardío de las cuotas generadas, ya sea: "Sin Moras/ Manual", "Porcentaje s/Saldo v.", Porcentaje s/Couta v.", "Monto s/c/Itera v." y "Monto s/Cuota v.".
- Porcentaje de Mora: Le permite definir el porcentaje de Mora que será asociado a este Contrato de Venta, y que se aplicará dependiendo de como se configure en el campo "Manejo de Mora".
Pestaña de “Ítems a Facturar”
En esta pestaña se definen los ítems (Productos Inventariados y/o Servicios) que se incluirán en las facturas del Contrato de Ventas actual. Se debe introducir los datos principales para cada ítem: cantidad, código, descripción, ubicación, lote, # de serie etc. Adicionalmente, dependiendo de la configuración del contrato establecido en la pestaña de Detalle, el valor total los ítems a facturar incluidos podría quererse repartir entre el número de cuotas (calculadas o predefinidas), o bien podría quererse facturar ítems con el mismo valor (de forma repetida) para cada iteración / cuota. Este comportamiento se define a través del campo “División del Precio”, adonde hay dos posibles valores únicamente: ‘Mismo Precio x Cuota’, lo cual indica que el precio establecido para el ítem se repetirá para cada cuota / iteración generada, o ‘Precio entre # de Cuotas’, el cual indica que el precio introducido se dividirá entre el “# de Cuotas” establecido en la pestaña de Detalle (para poder seleccionar esta opción es requerido haber introducido un valor en el campo “# de Cuotas”).
El campo “Servicio Cuota” (seleccionable únicamente cuando el ítem introducido es un Producto Inventariado), sirve para establecer el Servicio con el cual se facturará cada cuota en los casos en los cuales un Producto no se vaya a descargar en cada cuota (establecido previamente habiendo seleccionado la opción ‘En cada cuota’ del campo “Descarga del Inventario” de la pestaña de Detalle); siendo este el caso, dado a que el Producto Inventariado únicamente puede ser descargado en una de las cuotas del contrato, el resto de cuotas no pueden incluir dicho Producto y por lo tanto se utiliza este servicio a cambio del Producto Inventariado.
Pestaña de “Modificaciones Programadas”
Permite programar una modificación de un Producto o Productos incluidos en el Contrato de Venta. Ingrese una cantidad, seleccione un Producto y agrege una descripción y un Servicio Cuota. Indique la fecha de inicio y de fin de aplicación, ingrese el número de lote y de serie, el tipo de División precio, el precio, y un porcentaje de descuento. Finalmente seleccione si es modificada, factura independiente, o si se factura una vez para que no genere factura en cada modificación.
Al seleccionar un Producto se llenan ciertos campos con información heredada del Producto seleccionado. Para calcular el precio en base a una fórmula dé clic al botón 
que se habilitará bajo la opción "Form."
Seleccione una fórmula y un monto a evaluar y dé clic al botón [Aceptar].
Pestaña de “Facturas Generadas”
En esta pestaña se muestran las facturas que se han generado como cuotas del Contrato de Venta actual. Le muestra el tipo de factura generada, el número de factura, el número único que posee, la fecha de creación de la factura, si la factura está anulada, el número de días de crédito, el total de la factura, el saldo de la factura, la fecha de vencimiento de la factura, y si ya está vencida le muestra cuantos días lleva vencida.
Pestaña de “Seguimiento”
En esta pestaña se muestran los seguimientos de los cobros que se han generado por este Contrato de Venta. Al dar clic en la opción "Requiere Confirmación:" el Sistema le permitirá establecer una fecha de Seguimiento, y cuando ya haya sido confirmada podrá darle clic a la opción "Primera Cuota Confirmada:". De igual forma si se necesita confirmación para la última cuota dé clic a la opción "Ultima Cuota Requiere Confirmación:", cuando ya haya sido confirmada chequee el campo "Ultima Cuota Confirmada". Puede agregar comentarios y observaciones que media vez posteados no se podrán modificar.
Pestaña de "Responsable"
Permite agregra una Entidad Responsable asociada a este Contrato de Ventas. Si no hubiera una Entidad previamente creada, dé clic al botón que se encuentra debajo de la opción "Crear". Esta acción lo llevará a la pantalla "Entidades", llene los datos solicitados en dicha pantalla, actívela, y guárdela. Vuelva a esta patalla y seleccione la Entidad recien creada dando clic al menú desplegable de la opción "Entidad Responsable".
Pestaña de "Otros"
Permite la configuración de cargos automáticos mediante tarjetas de crédito. Incluye una casilla para habilitar o deshabilitar la función de aplicar cargos automáticos, así como un campo para ingresar el número de la tarjeta de crédito asociada. También permite especificar el mes y año de vencimiento de la tarjeta, junto con la fecha límite para la aplicación del cargo actual. Adicionalmente, muestra el monto configurado para el próximo cobro automático y la fecha límite correspondiente. Por último, cuenta con una opción para determinar si el cargo se aplicará sobre el saldo total. Esta sección facilita la gestión de pagos automatizados en los contratos de venta.
Posteo, Anulación y Finalización
En el listado principal se muestra la lista de contratos agregados. Además de mostrar las columnas de cheque con el status de cada contrato (posteado, anulado, activo y finalizado; en ese orden respectivamente) luego de la columna de “Proyecto”, también se refleja dicho status de la siguiente forma visual: contratos recién creados sin posteo se muestran en itálicas; contratos anulados se mostrarán tachados; contratos posteados y no anulados pero finalizados o no activos se mostrarán atenuados para indicar su inactividad.
Un contrato recién creado no estará vigente mientras no se postee. Para postear un contrato únicamente es necesario posicionarse sobre el registro del contrato correspondiente y dar clic sobre el botón de [Postear]. El Sistema automáticamente marcará el contrato como activo. Un contrato posteado y/o activo no puede ser modificado libremente; únicamente puede (con credenciales autorizadas y presionando el botón de [Modificar]) ser modificado el campo de ‘Activo’, o revertir el posteo para modificar cualquier otro dato del contrato.
Al dar clic en [Modificar] el Sistema le advierte que el Contrato ya se encuentra posteado, y le muestra las dos únicas opciones que le puede realizar al contrato.
La primera opción le habilitará únicamente la pestaña de "Seguimiento" del contrato. Para trabajar esta pestaña por favor verifique los pasos que se detallan más arriba de esta pantalla.
La segunda opción le pedirá que introduzca las credenciales de autorización, luego de ingresarlas el Sistema le pregunta si desea revertir el posteo, o si desea modificar unicamente el campo Activo que se encuentra en la pestaña de "Detalle". Esta segunda opción le habilita las pestañas de "Detalle", "Modificaciones Programadas", y "Facturas Generadas".
Anulación y Finalización de un Contrato
Mientras un contrato se encuentre posteado y activo podrán generarse cuotas / facturas (ver siguiente sección de “Generación de Cuotas”). Un contrato que ya haya generado todas las cuotas requeridas (ya sea en base a un “# de Cuotas” definido o que ya se paso de la fecha de finalización) no volverá a pedir generar una cuota, pero, si se desea, deberá ser marcado como finalizado manualmente si se desea que refleje ese estado (esto debe hacerse presionando el botón de [Finalizar] sobre el registro del contrato); de igual forma un contrato sin fecha de finalización o # de cuotas definidas puede ser finalizado en cualquier momento y esto causará que ya no vuelva a solicitar la generación de una cuota.
Anular un contrato tiene el mismo efecto que finalizarlo (y se hace a través del botón de [Anular]). Se han dejado ambas opciones para poder diferenciar entre contratos finalizados exitosamente, o anulados por algún motivo o excepción que reflejen que no se finalizo de forma normal.
Generación de Cuotas
Cuando en un Contrato de Venta detecta que ya toca la generación de la siguiente cuota, el Sistema notifica que se deben generar los respectivos documentos. Esta detección ocurre únicamente estando en esta pantalla (al abrirla, al postear o modificar contratos, etc.). Para proceder a generar cuotas es necesario dar clic al botón de [Generar Facturas].
El botón muestra el número de contratos con cuota pendiente de generar. Si hay uno o más contratos a los que hay que generarles una cuota, dichos contratos aparecerán en el listado con su código de contrato en color rojo. Al dar clic al botón [Generar Facturas], el Sistema solicita confirmación para generar los documentos de venta respectivos.
Dar clic en [Aceptar].
Ahora, los documentos aparecerán en el listado respectivo de la pantalla de facturas correspondiente (según el tipo de documento a generar para cada contrato).
El Sistema le permite realizar otras opciones asociadas al Contrato de Ventas, para ello seleccione un Contrato y dé clic derecho, luego seleccione la opción que desea realizar.
Gererar Documentos Pendientes o Anticipados
Para generar los respectivos documentos para el contrato seleccione la opción "Generar documentos pendientes o anticipados", luego el Sistema le indicará el número de cuotas pendientes de este contrato, y le pedirá que defina cuantas de esas cuotas va a generar (por defecto le sugiere todas las que están pendientes), si define que las cuotas a generar son menos de las pendientes las liquidaciones se realizarán desde la más antigua a la más actual, si define que las cuotas a generar son más de las que están pendientes entonces las demás se generarán como anticipadas. Finalmente defina si desea generar un documento por cuota.
Existe otro escenario en el que aún no es fecha de generación de cuotas pero se procederá a generar las cuotas pendientes, en este caso el Sistema genera una alerta de que todas las cuotas serán anticipadas, defina el número de cuotas a generar y si se generará un documento por cuota.
Luego de definir dé clic en [Aceptar] y el Sistema le confirmará que se realizó el proceso exitosamente.
Nota:
Para que esta opción se pueda realizar el contrato deberá estar posteado y no deberá de estar finalizado.
Asociar una Venta existente
Para asociar una venta ya existente seleccione la opción "Asociar una Venta existente", luego seleccione el documento de venta a asociar, y dé clic en [Aceptar].
El Sistema le confirma que se asoció la venta exitosamente.
Renovar Contrato
En caso de que decida renovar el contrato existente seleccione la opción "Renovar Contrato", defina la fecha de renovación del contrato, por defecto el Sistema le indicará la fecha actual, para cambiarla dé clic en la flecha invertida del campo "Fecha Renovación".
Luego el Sistema le confirma que se renovó el contrato exitosamente.
Ahora el nuevo contrato se mostrará en esta pantalla para que lo pueda trabajar y posteriormente postear y activar.