Empleados

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Recursos Humanos >> Empleados)

Por medio de esta pantalla podrá administrar a los Empleados de la organización. Esta información es útil para el manejo de Planillas, así también para las operaciones que vinculan a los Empleados con los demás módulos del Sistema. Acá también podrá definir a que Institución Previsional aplicará el Empleado para el cálculo automático de los descuentos laborales y aportes patronales, además de la asignación de la Cuenta Contable que provisionará la deuda o Cuenta por Pagar, esto para la Partida automática de la Planilla.

Pestaña de “Datos Generales”

En esta pestaña se definen los datos que identifican laboralmente a un Empleado. Todos los campos que se muestran con negrita son requeridos. Ingresar el código, este puede ser manualmente o automático, nombre, apellido, fecha de ingreso, fecha de egreso (este campo se completa cuando el Empleado ya no presta sus servicios a la empresa) y su número telefónico. También seleccione el cargo y departamento en los que se desempeña el Empleado. El campo activo le indica al Sistema si debe mostrarlo en otras pantallas o no. Al momento de ingresar una fecha de egreso, el Sistema habilita el campo "Motivo de Retiro:" para que pueda seleccionar la razón por la cual el empleado ya no presta sus servicios a la empresa. Tenga en cuenta que si un Empleado tiene una fecha de egreso definida, entonces no va a aparecer en ninguna Planilla, por tanto, si no puede ver un Empleado específico en la Planilla asegúrese que no tenga una fecha de egreso. Puede también asignar el tipo de contratación, la sucursal, el proveedor del Empleado.

Pestaña de “Datos Patronales”

En esta pestaña se define el salario mensual o por hora, los datos ingresados en uno de los campos calcula de forma automática el otro, por ejemplo, al ingresar el Salario Mensual, se calcula automáticamente el Salario por Hora y viceversa. Digite los números de documentos del ISSS y de la Intitución Previsional (AFP), seleccione la Institución Previsional a la que pertenece (importante para los respectivos descuentos y aportes), ingrese el nombre tal como aparece escrito en el registro del ISSS, y si posee un código de barra o de marcación puede ingresarlo aquí. Seleccione el código que aparecerá en los reportes Institucionales. "Puede asignar el salario mensual o el salario por hora al Empleado, así como sus horas base a mostrar en reportes IPR y la base para el cálculo de sus prestaciones. También es posible asignar tanto un centro como un subcentro de costo. Es aquí donde también puede definir la fecha en la que el Empleado ingresa al ISSS, su clasificación de la renta y el tipo de costo o gasto que este conlleva.

Seleccione el Banco, el tipo y número de Cuenta Bancaria del Empleado (que describe la información bancaria) y la Cuenta Contable en el Pasivo que será utilizada para provisionar el sueldo por pagar calculado por la Planilla. Si el Empleado es contratado por día o por obra puede definir el valor que gana por día o por obra.

En la ventana de la derecha se encuentran sub pestañas en donde se agregan datos adicionales al Empleado que son de utilidad para el Empleador.

En la sub pestaña "Ingresos Externos/Anteriores para Recalculo de Renta" se agregan los ingresos que el empleado obtuvo en meses anteriores en el año en que ingesa a la empresa (si existieran), esto para efectos del recálculo del impuesto sobre la renta.

En la sub pestaña "Gastos Deducibles" ingrese todos los tipos de gastos deducibles de renta del Empleado, tales cómo: Uniformes, Transporte, etc. Estos Tipos de Gastos Deducibles se crean en la pantalla Recursos Humanos >> Auxiliares >> Tipos de Gastos Deducibles.

La sub pestaña "Tipos Ing. Anteriores" le permite agregar los tipos de Ingresos que el Empleado ha tenido anteriormente.

La sub-pestaña "Asociaciones Actuales" le muestra todas las asociaciones a las que está relacionado el Empleado (Planillas, Egresos). Esta pestaña es únicamente de lectura.

Pestaña de “Datos Personales”

En esta pestaña se definen los datos de carácter personal del Empleado como los números de documentos de identificación, prefesión / oficio según los datos del DUI, nivel académico, título y carrera universitaria, nombres del padre y la de la madre (puede indicar si aún están vivos), nombre del conyuge (si aplica), el país, lugar, cuidad, y fecha de nacimiento, el tipo de sangre y el sexo del Empleado. Si posee licencia de conducir, puede ingresar el número y tipo de licencia y la fecha de vencimiento de esta. Adicionalmente, puede agregar la estatura en metros y el peso en libras del Empleado. También puede agregar un nuevo tipo de documento, escogiendo su tipo y asignándole una fecha de vencimiento. Incluso puede agregar una fotografía (la cual puede ser introducida al adicionar o modificar un registro dando doble clic al recuadro a la par del campo "Fotografía:").

Pestaña de “Datos de Contacto y Residencia”

En esta pestaña se definen los datos de la residencia del Empleado, así como los números de teléfono para contactarlo, y los datos de la persona a quien el Empleado desea que contacten en caso de emergencia.

Pestaña de “Contrataciones”

En esta pestaña se adicionan los contratos que va teniendo el Empleado con la entidad, en el caso que año con año se renueve, o si es contrato indefinido el contrato que firmaron en el inicio de su contratación.

Para adicionarle un contrato al Empleado, dé clic al botón , si hay campos vacios en las demás pestañas, el Sistema le sugerirá que los llene antes de agregar un contrato, esto es porque algunos datos se toman de las demás pestañas.

Al dar clic en [Sí] se cancela el proceso y el documento queda en modo de edición para que complete los campos restantes. Al dar clic en [No] podrá proceder a crear el contrato.

Ingrese la fecha de contratación, por defecto se muestra la misma fecha que ingresó en el campo "Fecha Ingreso" de la pestaña "Datos Generales".

Se mostrará el nuevo contrato en la pantalla. Si en la pestaña de "Datos Generales" no definió el tipo de contratación (Indefinido, por Obra, etc.) es importante que defina el plazo/duración del contrato, es por ello que al ingresar la fecha de contratación inmediatamente se muestra un mensaje indicándole que este campo no puede quedar vacio (en el ejemplo de abajo es un contrato por Tiempo Indefinido), los campos restantes se llenan con los datos previamente ingresados en las demás sub pestañas, si hay datos vacíos debe llenarlos manualmente.

Al dar clic en la carpeta que se encuentra en la parte izquierda de la pestaña se mostrará el contrato de trabajo para que pueda llenar los campos requeridos con los datos del Patrono y del Empleado. Puede configurar el formato del contrato en la pantalla Recursos Humanos >> Configuraciones >> Parámetros Planilla >> General.

Finalmente marque el campo de "Firmado" cuando todos los datos estén completos y correctos, para indicar que el contrato ha sido firmado. Si necesita eliminar un contrato dé clic al botón . La fila completa se mostrará resaltada/seleccionada, presione la tecla [Supr] de su computadora, el Sistema le pedirá confirmación para eliminar el contrato.

Pestaña de “Dependientes y Referencias”

Esta pestaña se subdivide en tres pestañas:

Dependientes Económicamente: que contiene los datos de las personas que dependen económicante del Empleado.

Referencias Personales: donde se definen a las personas que pueden dar referencias personales del Empleado.

Referencias Laborales: para ingresar los datos de contactos de empleos anteriores si los tuviera.

Pestaña de “Experiencias”

Esta pestaña se subdivide en dos pestañas:

Experiencias Académicas: para registrar las experiencias de tipo académico (títulos, diplomas, cursos, etc).

Experiencias laborales: para registrar las experiencias ganadas por el Empleo en el ejercicio de su ocupación.

Pestaña de “Firma & Sello”

En esta pestaña podemos guardar imagenes de la firma y sello del departamento, que se utilizará para la aprobación e impresión en documentos como Órdenes de Compra, Cotizaciones, etc., esto se hace dando clic en el recuadro respectivo.

Pestaña de "Jerarquía"

Ingresamos el nombre del Jefe Inmediato, o lo seleccionamos de la lista desplegable. Esta pestaña también muestra a los Empleados que están bajo su responsabilidad, ordenados por Código, Empleado, Cargo, y Departamento.

Pestaña de "Vacaciones / Ausencias / Horas Adicionales"

Por medio de esta pestaña se visualizan las vacaciones y los diferentes motivos por los cuales el Empleado se ausenta de la empresa. También pueden ver las horas adicionales que el Empleado ha trabajado. Esta pestaña es únicamente de lectura y se va llenando automáticamente por el Sistema.

Pestaña de "Eventos/Bitácora/CRM"

Esta pestaña nos muestra una bitácora de los eventos de Brilo Web, por tipo, fecha y hora, tambien nos muestras los comentarios y y/o descripciones. Para cerrar esta pestaña de Eventos, damos clic en .

Luego de completar los datos, guardar los cambios.

Pestaña de "Agente de Seguridad"

En esta pestaña se definen los datos relacionados con los Empleados que son agentes de seguridad. Estos incluyen el número de expediente, el número de licencia de portación de arma, el número ANSP, y el número de seguro de vida. Además, se puede registrar información específica como señales especiales y el nombre que aparece en la tarjeta de pago del empleado. También permite ingresar fechas importantes, como la fecha de reporte policial, la fecha de vencimiento de la licencia de portación de arma y la fecha del título de la ANSP.

Asimismo, la pestaña incluye campos y opciones para definir si el empleado tiene solvencia policial, antecedentes penales, y certificación de estudios por parte de la organización. Puede marcar si fue policía, si tiene alguna discapacidad y, si es así, especificar cuál. Hay secciones adicionales para documentar información sobre consultas médicas y psicológicas, incluyendo las fechas y los documentos emitidos. Además, puede indicar si el empleado ha sido capacitado, si se le ha realizado una prueba de polígrafo o una prueba de alcohol.

Crear Acción de Personal desde esta pantalla

En caso de que necesite crearle una Acción de Personal a un Empleado específico, colóquese sobre él y dé clic derecho, seleccione la opción "Crear Acción de Personal".

Se mostrará la ventana para seleccionar el tipo de Acción de Personal que se aplicará sobre el Empleado, creados previamente en la pantalla Recursos Humanos >> Auxiliares >> Tipos de Acciones de Personal.

Selecciónelo y dé clic en [Aceptar]. Esto lo trasladará a la pantalla de Acciones de Personal de este módulo y le mostrará los campos a llenar dependiendo de cómo esté configurada la Acción de Personal que haya seleccionado en el paso anterior. Para más detalles de cómo crear una Acción de Personal diríjase a la pantalla Recursos Humanos >> Acciones de Personal.

La opción "Poder Ver En:" le permite mostrar el Empleado seleccionado en la pantalla de Asociaciones que necesite, el Sistema abrirá la pantalla solicitada y le mostrará al Empleado seleccionado para trabajarlo.

La opción "Imprimir Expediente" le permite imprimir el expediente del Empleado con toda la información ingresada en esta pantalla.

Al seleccionar esta opción el Sistema le pregunta si desea que se oculte el logo de la empresa, esto es, para el caso que en la Configuración Base ingresó la imagen del logo de la empresa y no quiere que este aparezca en el expediente. Dé clic en [Aceptar] y se mostrará la vista previa del expediente para su posterior impresión.