Activos Fijos y Depreciaciones
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Inventarios >> Activos Fijos y Depreciaciones)
Por medio de esta pantalla podrá administrar los Activos Fijos o Bienes que son necesarios para poder llevar a cabo las operaciones de la organización de forma continua, y cómo estos se van depreciando por su mismo uso o por el avance de la Tecnología.
Para administrar los Activos Fijos es necesario ingresarlos al Sistema a través de la pantalla “Productos”, definiendo su tipo como “Activo Fijo”, y marcándolos como “Requiere Serie”. Luego, realizar los Movimientos de ingreso de Bienes dentro de la pantalla “Movimientos”, o si se están comprando en el momento, crear una Compra que incluya los respectivos ítems de tipo “Activo Fijo” y luego postear el Movimiento. En ambos casos se deben especificar Números de Serie para los ítems en el Movimiento de ingreso de Inventario antes de poder postearlo. Favor referirse a la secciones respectivas para más detalles.
Movimiento para ingresar los Activos Fijos al Inventario.
Después de realizar el Movimiento de Ingreso de los Activos Fijos, se procederá a agregar cada uno de ellos en la pantalla actual.
Adicionamos el Activo presionando el botón [Adicionar], recuerde incluir todos los datos pertinentes a Valores, Adquisición y Ubicación para tener un control específico del Activo que está creando. Cambie la fecha de adquisición si es que esta estuviera incorrecta o si los Activos tienen diferente fecha de adquisición.
En el campo “Código de Activo” ingresar el código que identificará al Activo Fijo. Si no lo proporciona, el Sistema generará uno automático. En el campo “Producto” se muestra la lista de Productos definidos como Activos Fijos y marcados como "Requiere Serie" (en el auxiliar de Productos), seleccionar el que desea agregar. Luego, en el campo “Departamento de Pertenencia” seleccionar el Departamento de la organización al que se le asignará el Activo, estos Departamentos se crean y configuran desde la pantalla Recursos Humanos>> Auxiliares >> Departamentos. En el campo “Existencia Útil Estimada (Meses)” seleccionar la cantidad de meses estimados de utilidad del Producto.
Pestaña de “Valores”
En el campo “Valor de Adquisición” defina el valor monetario con el que fue adquirido el Activo. En el campo “Valor Total a Depreciar” ingresar el valor total a depreciar. Definir en el campo “Costo (si fuera) Nuevo” el valor respectivo, si se requiere. Para que este campo esté activo asegúrese de no haber marcado el campo "Adquirido Usado".
Pestaña de “Fechas”
En el campo "Existencia Util Nominal (meses)" ingrese la cantidad en meses que el Producto tuvo vida útil. En los campos “Fecha de Adquisición” y “Fecha de Inicio de Uso” seleccionar las fechas correspondientes. En el campo "Fecha Fin de Depreciación" se detalla la fecha en que se le realizó la última depreciación al Productos, es decir, cuando su valor final llegó a cero. En el campo "Fecha Hasta Depre. Previamente" se define la fecha de la Depreciación previa. También ingrese, si aplica, la fecha que se dió de baja.
Pestaña de “Extra”
En esta pestaña puede definir información adicional, como datos referentes a la política de los Activos Fijos caducados tales como venta, destrucción, etc.
Pestaña de “Invent.”
En esta pestaña se lee el Saldo de Producto seleccionado, el número de Serie que posee, y la Ubicación en Bodega del Producto para efectos de Inventario. Esta pestaña es únicamente de lectura.
Pestaña de “Contab.”
En esta pestaña puede definir la Cuenta Contable hacia la cual se trasladarán los Gastos por Depreciación, y el Centro y Sub-Centro de Costo a utilizar. Como siempre, consulte con su departamento de Contabilidad al respecto.
Luego guarde los cambios. El Activo Fijo creado ya se encuentra en el listado.
Puede depreciar Activos de manera individual y colectiva. Al depreciar de forma individual, simplemente selecciona el Activo Fijo a realizarle el cálculo. De forma colectiva, selecciona varios Activos a los que desea calcular la Depreciación respectiva.
Depreciación Individual
Para depreciar individualmente un Activo Fijo, luego de identificar el Activo al que desea depreciar, dar clic en el botón [Depreciar] que se encuentra en el detalle del Activo Fijo.
Luego el Sistema solicitará proporcionar las fechas de inicio y final a aplicar de la Depreciación. Note que la fecha del campo “Desde” es la fecha de inicio de uso y la fecha “Hasta” es el último día del mismo año. Esto es para realizar el cálculo proporcional de la Depreciación. Para el caso de las Depreciaciones que finalizan a medio periodo, hay que cambiar y colocar la última fecha de vida útil como fecha “Hasta”.
Ahora, en el detalle de las Depreciaciones se observa en el listado del costado inferior derecho de la pantalla.
Depreciación colectiva
Para depreciar un conjunto de Activos Fijos, dar clic en el botón [Depreciar] que se encuentra en la parte superior de la pantalla.
El Sistema nos solicita la fecha límite hasta la que se aplicará la Depreciación.
Ahora es necesario seleccionar a los Activos que se incluirán en la Depreciación. Marcar a los ítems en la columna “Incluir en Depreciación”.
Después, guardar los cambios. El Sistema notifica si se continuará con el proceso, indicando la cantidad de ítems afectados.
De esta forma, al seleccionar a un Activo Fijo afectado por la operación anterior, en el detalle de Depreciaciones se listarán los cálculos respectivos. En el caso que ocurra un error con algún o varios Activos Fijos seleccionados el Sistema generará la alerta.
Para postear las Depreciaciones que se han realizado sobre los Activos Fijos, es necesario definir sobre que Activos se realizará esa operación; para ello, filtre los Activos que desea y ahora postéelos. El Sistema indica que se postearán todas las Depreciaciones pendientes que se encuentren en el listado.
El Sistema nos informa sobre el resultado de la operación de posteo.
De esta forma se habrán posteado las Depreciaciones y al seleccionar a cualquier Activo sobre el cual se haya realizado la operación anterior, en el detalle de Depreciaciones, note que aparece posteado el cálculo.
Nota:
No puede generarse otra Depreciación para un Activo si es que no está posteada la depreciación anterior. Además si por alguna circunstancia la compañía decide no depreciar un bien, debe seleccionar el campo “No fue depreciado” para que el Sistema no registre la Depreciación. Si no se reclama una Depreciación en un periodo, esta no podrá acumularse, por lo que este valor quedaría como VALOR RESIDUAL (es decir, el valor del Activo al final de su vida útil).
Pestaña de "Revalorizaciones"
Esta pestaña le sirve para el caso que un Activo Fijo sufra alguna Revalorización (que aumente su valor en el mercado). Desde aquí podrá realizar dicha Revalorización. Ingrese los datos que el Sistema le solicita para las Revalorizaciones de los Activos Fijos, los Tipos de Revalorizaciones se ingresan y administran en la pantalla de Inventarios >> Auxiliares >> Tipos de Revalorización de Activos. Agregue el monto y en base a ese el Sistema calcula el nuevo valor total a depreciar, ingrese la fecha de la Revalorización, defina si esta Revalorización no generará contabilidad, y finalmente asocie un Centro y Sub Centro de Costo.
