Abono a Cuentas por Cobrar
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: CxC >> Abono a Cuentas por Cobrar)
Por medio de esta pantalla podrá registrar los Abonos efectuados por los Clientes a los documentos de Venta adeudados a la empresa. Independientemente de si la transacción de Venta se realizó al Crédito o al Contado el Sistema siempre creará una Cuenta por Cobrar al Cliente.
Abono a una cuenta por cobrar
Para registrar un Abono, primero deberá seleccionar una Cuenta por Cobrar, para ello filtre por documento o por Cliente en los campos definidos en la sección superior de la pantalla o desplácese a través de la jerarquía de Clientes en la sección izquierda.
Luego debe seleccionar el documento al que desea generarle el Abono.
Pestaña de “Detalle”
En esta pestaña se define la información del Abono. Al tener seleccionado el documento, dar clic en el botón [Adicionar], ubicado en la parte inferior derecha de la pantalla.
En el campo "Número Abono:" ingresar un número correlativo de Abono.
En el campo “Fecha” establezca la fecha en la cual se realizó el pago o Abono, por defecto le aparecerá la fecha y hora actual pero usted puede modificarla a conveniencia, para ello deberá hacer clic sobre el botón del reloj que se encuentra a la par de la opción "Fecha", de esta forma se habilitará dicha opción y podrá cambiar la fecha, ya sea digitandola manualmente, o dando clic en el menú desplegable y seleccionando la fecha desde el calendario.
En el campo “Forma de Abono” seleccione la forma de pago o Abono según se requiera. A continuación, se muestran las formas de pago incluidas por default (además de las que se pueden crear manualmente a través de la pantalla de Tipos de Abono detallada anteriormente):
- Efectivo: Cuando hace el Abono con Moneda de uso Legal.
- Cheque: Cuando se hace el Abono por medio de un Cheque.
- Tarjeta de Crédito: Cuando se hace el Abono por medios magnéticos como Tarjetas de Crédito o Débito.
- Cruce de Cuentas: Cuando la deuda es abonada por medio de Notas de Crédito.
- Nota de Abono: Cuando el Cliente ha realizado un depósito directamente a una Cuenta Bancaria.
- Transferencia: Cuando se trasladan fondos de la Cuenta del Cliente hacia la de la organización.
- Comprobante de Retención: Cuando al documento emitido se le ha retenido el 1% de IVA por Grandes Contribuyentes (Aplica únicamente bajo operaciones con Comprobantes de Crédito Fiscal “CCF” o Facturas de Consumidor Final “FCF” y si la categoría de la organización como Contribuyente es Pequeño o Mediano o quien retiene es una institución gubernamental autorizada – El Código Tributario especifica que los valores a retener deben ser los valores netos, es decir, valores sin IVA).
- Giro / Cheque Extranjero: Cuando la forma de pago proviene del extranjero.
Si el abono es por medio de banco seleccionar el banco en el campo "Banco Abono:".
En el caso de realizar el pago o Abono con Cheque, seleccionar el Banco y definir el número de documento en los campos respectivos.
En el campo “Notas”, opcionalmente se puede ingresar alguna observación al respecto de la operación en curso. Por ejemplo, puede indicar condiciones especiales que apliquen al Abono.
Y se puede ingresar Abono a Cuenta Propia o Ajena. Ese campo de "Monto Abono Ajeno:" se activa al momento que se marca el check "Manejar Facturación / Cobros a Terceros (dinero no propio) en la pantalla Admin >> Configuración Base >> Módulos >> Ventas.
Si desea cancelar completamente la deuda, dar clic en el botón [Cancelar Saldo] (no realizar esta opción si es mas de una forma de Abono, o es un Abono Parcial, o se está aplicando un Comprobante de Retención). Automáticamente se completará el campo “Monto Abono Propio” con el total de la deuda. El campo "Usuario Creo" se llena autómaticamente por el Sistema y no se puede borrar ni modificar. Además, seleccione el Responsable de la operación (por default el Sistema muestra al Usuario que inició sesión en el Sistema).
Por último, guarde los cambios. Si se Abonó o terminó de abonarse el saldo completo, el documento ya no se encontrará en el listado de documentos del Cliente, ya que habría sido cancelada la Cuenta por Cobrar.
En este momento el documento queda listo para ser liquidado (queda pendiente de ser incluido en un Cierre de Caja). Dichos Abonos registrados en esta pantalla se representarán en una remesa hasta que se incluyan en un Cierre de Caja, y dicho Cierre se postee. Para este proceso de liquidación, debe dirigirse a la pantalla de Cuentas por Cobrar >> Cierres de Caja.
Si se marca el campo [Liquidado], se le indica al Sistema que ese documento fue liquidado anteriormente y por tanto no lo considerará dentro de las liquidaciones del día en que se genera (por tanto no aparece en Abonos Pendientes de Liquidar en la pantalla de Cierres de Caja), ni tampoco lo mostrará en Bancos. Esta opción es útil, cuando por motivos extraordinarios se genera y postea el Abono directamente en el Módulo de Bancos y no desde esta pantalla de Cuentas por Cobrar.
Ajuste de deuda por medio de una Nota de Crédito
En ocasiones se requiere realizar un ajuste por medio de una Nota de Crédito por una porción o por la totalidad de la deuda de un Cliente.
Luego de localizar los documentos, por lo general un Comprobante de Crédito Fiscal y la Nota de Crédito correspondiente, seleccionar el Crédito Fiscal.
Sobre la pestaña de “Detalle”, establecer la fecha de la transacción y la forma de pago. En este caso, seleccionar la opción “Cruce de Cuentas”.
De nuevo, ingrese el valor del Abono en el campo “Monto Abono Propio” o dar clic en el botón [Cancelar Saldo] si cancela la deuda completa. Ahora guarde los cambios.
Si en los parametros de Cuentas por Cobrar (Admin >> Configuración Base >> Modulos >> CxC) marcó el campo "Preguntar si Imprimir Abono al Guardarse", al dar clic al botón [Guardar] el Sistema le preguntará autómaticamente si desea imprimir el Comprobante de Abono. Dé clic en [Si] para que se muestre la vista previa y se proceda a la impresión, o dé clic en [No] para proceder únicamente a guardar el registro. En caso que no esté marcado el campo mencionado anteriormente, igual podrá imprimir el Comporbante dando clic en el botón [Imprimir].
El Sistema genera una vista previa del documento a imprimir.
Registrar un Comprobante de Retención
Si la organización estuviera catalogada como PEQUEÑA O MEDIANA CONTRIBUYENTE, y alguna de las ventas realizadas es para un Cliente de categoría GRAN CONTRIBUYENTE, ese Cliente está obligado a retener en concepto de Anticipo al Pago de IVA el 1% sobre el valor de la venta neta y emitir a la organización un Comprobante de Retención al ejecutarse la venta.
Para registrar dichos Comprobantes, una vez localizado el documento que genera la Retención, es decir el Comprobante de Crédito Fiscal, proceder a adicionar el Abono.
Sobre la pestaña de “Detalle” definir la fecha en que se realizará la transacción y en el campo “Forma de Abono” seleccionar la opción “Comprobante de Retención”. Ingresar el total de la Retención en el campo “Monto Abono Propio” y opcionalmente en el campo “Notas” establecer la información del documento.
Este tipo de Abono es uno de los que podemos definir con la Cuenta Contable fija (en Tipos de Abono) ya que usualmente no hay más de una Cuenta asociada a este tipo de Abono.
Guarde los cambios. Ahora el documento ya no aparecerá en el listado de documentos por Cliente si se canceló la deuda completa.
Eliminar Abonos por Número de Abono
Para eliminar un registro tiene la opción de eliminarlo directamente dando clic al botón [Eliminar] de la pestaña de Detalle, o bien puede eliminarlo por número de Abono. Para realizar esta acción seleccione el Abono a eliminar y dé clic derecho sobre él, luego seleccione la opción "Eliminar Abonos por Número de Abono".
El Sistema le pregunta si desea continuar con la acción. Dé clic en [Si] para proceder, o en [No] para cancelar la acción.
Si seleccionó [Si] se generará una alerta que le indica la cantidad de Abonos asociados al número de Abono seleccionado y el valor total del Abono. El Sistema le pide confirmar la anulación, dé clic en [Si] para proceder con la anulación, o dé clic en [No] para cancelar la acción.
Al dar clic en [Si], se muestra una alerta que la operación se realizó exitosamente.
Trasladar Abono a otro documento
Esta opción le permite trasladar el abono seleccionado hacia otro documento, siempre del mismo "Cliente". Seleccione el docomento a trasladar y dé clic derecho sobre él, luego seleccione la opción "Trasladar Abono a otro documento".
Seleccione el número de documento al cual trasladará el Abono. Luego dé clic en [Aceptar].
Ahora, ingrese el número de Abono que desea trasladar hacia el documento seleccionado anteriormente. Luego dé clic en [Aceptar].
Se genera la confirmación que el traslado se generó correctamente.
Abonar una cantidad específica
Para abonar una cantidad específica de dinero a una Cuenta por Cobrar seleccione el Cliente al cual se aplicará el Abono, en el listado de Clientes del lado izquierdo de la pantalla. Luego dé clic derecho sobre el Cliente, se mostrará la opción "Abonar una cantidad específica".
Ingrese la cantidad a abonar y dé clic en [Aceptar].
A continuación se habilitará la pestaña de "Detalle". Note que, como ya ingreso la cantidad a abonar, ya no aparece el detalle del saldo propio, y el campo "Monto Abono Propio" y el botón [Cancelar saldo] ya no se muestran.
Llene los demás datos tal como se explicó anteriormente, luego guarde el registro dando clic al botón [Guardar].
El Sistema le indica que se procederá con la generación del Abono en un orden de vencimiento desde la factura más antigua. Puede indicar si desea que se muestre el detalle de los Abonos, y/o si será un procesamiento por Lotes. Dé clic en [Aceptar].
Si marcó la opción "Mostrar Detalle de Abonos", el Sistema le mostrará una ventana de información con los detalles de los Abonos: le muestra todas las facturas pendientes con su respectivo saldo, y cuales cubre el Abono a generarse. Dé clic en [Abonar] para continuar con el proceso.
O dé clic en [Cerrar] para cancelar el proceso (en dicho caso no se guardará el Abono).
Tal como se mencionó anteriormente, si en los parametros de Cuentas por Cobrar (Admin >> Configuración Base >> Modulos >> CxC) marcó el campo "Preguntar si Imprimir Abono al Guardarse", al dar clic al botón [Abonar] (o [Aceptar] en caso que no seleccionó la opción "Mostrar Detalle de Abonos") el Sistema le preguntará autómaticamente si desea imprimir el Comprobante de Abono. Dé clic en [Si] para que se muestre la vista previa y se proceda a la impresión, o dé clic en [No] para proceder únicamente a guardar el registro.
El Sistema le confirma que se generó el Abono exitosamente.
