Partidas

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Contabilidad >> Partidas)

Por medio de esta pantalla podrá gestionar las diferentes Partidas Contables emitidas automáticamente por otros módulos, o bien aquellas que han sido elaboradas manualmente. Aquí se definen las transacciones que formarán parte de los Estados Financieros finales de la organización.

En la columna “Número” se muestra el código que representa a la Partida Contable. Cuando la Partida aún no se ha posteado tiene como prefijo “PEND” y un correlativo. Este número de Partida es provisional y cambiará hasta que se postee la Partida.

Puede observar que las Partidas del listado se encuentran marcadas de acuerdo al estado en que se encuentran.

Los estados de las Partidas son los siguientes:

Posteada:     Transacción definitiva que se incluirá en los Estados Financieros.

Anulada :    Transacción previamente posteada y luego cancelada. No se considera para los Estados Financieros.

De Sistema:  Partida Automática emitida por operaciones en otros módulos (usualmente bloqueada automáticamente).

Bloqueada: Con restricción de modificación de las transacciones aunque no se encuentre posteada. Si se desea modificar se deberán proporcionar las credenciales correspondientes.

Cuando se crean las Partidas, por default no aparecen posteadas por el Sistema. Recuerde que una Partida posteada no se puede modificar a menos que se realice un proceso de desposteo.

Al seleccionar una Partida sin postear es posible modificar los Valores y Cuentas (Debe - Haber) que contenga cada transacción y que se muestran en la pestaña [Detalle], además puede modificar la información incluso de aquellas transacciones emitidas por otros módulos siempre y cuando se tengan los privilegios necesarios.

A continuación se muestra el listado de botones de mantenimiento para realizar cambios a una Partida

Adicionar:   Adiciona una nueva línea a la Partida (Puede activarse presionando la tecla F2)

Modificar:  Permite realizar cambios a una línea ya ingresada (Puede activarse presionando la tecla F3)

Eliminar:   Permite eliminar una línea, nótese que no se puede deshacer este cambio (Puede activarse presionando la tecla F4)

Guardar:   Guarda y actualiza la línea por cualquier cambio realizado (Se activa presionando F5)

Cancelar:  Rechaza la modificación o adición de una línea dentro de la Partida (Se activa presionando F6)

Al ingresar una nueva Cuenta a la Partida actual, en el campo “Cuenta” ingresar el código de la Cuenta, el Sistema completará la descripción.

En caso que no conozca la Cuenta Contable, dar clic en el triángulo invertido de la lista desplegable del campo “Cuenta”. El Sistema mostrará el Catálogo de Cuentas. Seleccionar la Cuenta de Detalle adecuada y dar clic en el botón [Seleccionar]. El Sistema no le permitirá seleccionar una Cuenta que no esté marcada como “Cuenta Detalle” ya que por principios contables, no se debe poder transaccionar una Cuenta de Agrupamiento.

Al terminar de realizar los ajustes necesarios, simplemente proceda a postear la Partida para que la información sea incorporada a los Estados Financieros.

En la pestaña de "Detalle" también podrá realizar otras acciones como aplicar Distribiciones Contables a las Partidas, o moverlas a otra Partida no posteado (esto sólo se puede hacer con Partidas no posteadas).

Para aplicarle una Distribución Contable a la Partida simplemente selecciónela y dé clic derecho sobre ella, luego seleccione la opción "Aplicar Distribución Contable", se mostrará una ventana para que pueda realizar dicha acción.

De la misma forma podrá mover una Partida a otra no posteada seleccionando la opción "Mover a Otra Partida No Posteada". Esto sólo se puede realizar con una Partida no posteada, por tanto si la Partida seleccionada ya está posteada está opción no estará disponible.

Dé clic en [Si] para continuar con el proceso. O dé clic en [No] para cancelarlo.

En caso que las sumas de los "Debe" y "Haber" no cuadren el Sistema pedirá la confirmación para proceder con el movimiento, y le indica que la Partida de destino quedará con un descuadre.

Dé clic en [Si] si desea continuar, de lo contrario dé clic en [No] para cancelar la operación.

Al dar clic en [Si] el Sistema pedirá que seleccione la Partida de destino.

Luego de seleccionada dé clic en [Aceptar], el Sistema genera la alerta de que el movimiento de la Partida se realizó exitosamente.

Unión de Partidas

Para unir Partidas, filtre el tipo de Partida que desea unir desde la pestaña de "Listado". Luego, mantener presionado el botón [CTRL] mientras selecciona las Partidas que desea unir. Recuerde que comúnmente los Movimientos Contables se acumulan para efectos de reporte mensualmente y salvo política interna, ese debería ser un criterio de unión, es decir, los Movimientos de un mes como período máximo.

Ahora, sobre la selección dar clic derecho y seleccionar la opción "Unir a una sola Partida".

El Sistema notifica las acciones que se tomarán al unir a una sola Partida los ítems seleccionados, e indica los criterios requeridos para proseguir:

• Si ha seleccionado Partidas de diferente tipo, se deberá indicar el Tipo de Partida a asignar a la Partida unida (usualmente no deberían unirse Partidas de diferente tipo, sin embargo esto queda a criterio del Usuario que ejecuta la acción).
• Si ha seleccionado Partidas posteadas, estas se anularán y se unirán a la nueva Partida, la cual quedará pendiente de postearse.
• Si ha seleccionado Partidas bloqueadas, quedarán unidas en la nueva Partida, la cual estará desbloqueada.
• Si ha seleccionado Partidas asociadas a Movimientos Bancarios cuyo Movimiento no ha sido posteado, no se permitirá la unión; esas Partidas en específico deben estar posteadas porque sirven de Voucher (en caso de estar posteadas se permitirá la unión pero la Partida del Movimiento Bancario quedará asociada a la Partida anterior para efecto de poder reimprimir el Voucher).
• Si ha seleccionado Partidas anuladas, estas no se tomarán en cuenta.
• Si ha seleccionado Partidas posteadas que tienen fecha dentro de un período ya cerrado, se cancelará la operación de unión y se mostrará un mensaje de error (ver imagen en la parte inferior).

Luego, seleccionar la fecha para la Partida resultante de la unión de Partidas y presionar [Aceptar].

De esta forma se habrá realizado la unión de Partidas. Para visualizar la Partida resultante, por medio de los filtros, buscar la fecha que se definió para la unión de Partidas. En la columna “Descripción” del listado de Partidas se observa la descripción “Unión de Partidas”. Luego puede proceder a modificar la descripción y postear la Partida para hacerla efectiva en los Estados Financieros.

Reasignar Centros de Costos

Si necesita reasignarle un Centro de Costos a la Partida ya creada, simplemente posiciónese sobre ella (o seleccione todas las que desea modificar) y dé clic derecho en ella, luego seleccione la opción "Reasignar Centros de Costo" y se abrirá una ventana donde podrá realizar el cambio.

Eliminar / Despostear una Partida

Si en un caso se elaboran Partidas que al final del Análisis Contable no se requieren, es posible eliminarlas para evitar un acumulamiento de Partidas innecesarias.

Para realizar esta acción, presione el botón [Eliminar].

Si la Partida que se desea eliminar se encuentra posteada, para el control de las operaciones internas del Sistema, se requiere introducir las credenciales requeridas. Note que para eliminar una Partida, el Sistema la “desposteará” antes de eliminarla.

Introduzca sus credenciales y el Sistema procederá a despostear la Partida.

Luego el Sistema mostrará el siguiente mensaje al que presionaremos [Si] para eliminar la Partida. Opcionalmente si únicamente se deseaba despostear la Partida, se puede presionar [No] y la Partida quedará disponible para ser trabajada y posteriormente se podrá Postear de nuevo.

Si la Partida ha sido generada por alguno de los módulos vinculados a Contabilidad no se podrá eliminar, el Sistema mostrará el siguiente mensaje:

Para poder continuar deberá desvincular la Partida del Movimiento que la generó a fin de que pueda ser anulada, tome en cuenta que desvincularla en un Movimiento posteado implica en muchos casos, volver al inicio de toda la operación en el módulo que lo generó, por lo que es importante que verifique las Partidas que va a postear para evitar que luego tenga que rehacer toda la información en los módulos asociados. Ya que estas operaciones son irreversibles, se encuentran en un nivel alto de restricción así que algunos Usuarios no podrán tener acceso a esta opción, para realizar cambios de nivel de seguridad consultar con el encargado del módulo o el Administrador de Sistemas (referirse al manual del modulo de Administración).

Anular una partida

Esta opción sólo funciona para Partidas posteadas. Al anular una Partida, ya no formará parte de los Estados Financieros. Para anular una Partida presionamos el botón [Anular]. Si la Partida no está posteada el Sistema nos mostrará un mensaje indicándonos que este tipo de Partidas no puede anularse.

Al anular la Partida posteada el Sistema la seguirá mostrando en el listado si seleccionamos en los filtros la opción “Anulada”.

Impresión de Partidas

Para respaldar los documentos de la empresa o verificar que han sido contabilizados para incluirlos en los informes, el Sistema permite imprimir las Partidas Contables.

Para ello, en la pantalla de [Partidas] deberemos seleccionar la Partida y presionar el botón [Imprimir] que se encuentra en el extremo inferior derecho de la pantalla.

Si la Partida no ha sido posteada el Sistema mostrará al pie de cada pagina el mensaje que lo indica.

El Sistema mostrará en pantalla nuestra Partida con lo que podremos exportarla o realizar cualquier acción disponible para los reportes.