Catálogo de Cuentas
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Contabilidad >> Catálogo de Cuentas)
Por medio de esta pantalla podrá definir la estructura del Catálogo de Cuentas a utilizar para realizar el proceso contable dentro del Sistema. Este es de gran utilidad para llevar un registro de las operaciones contables que realiza la empresa. Tiene gran importancia la forma en que se defina el Catálogo de Cuentas ya que hay que recordar que muchos módulos tienen relación con esta información.
A continuación se muestra la lectura de la estructura del Catálogo Contable para establecer las diferencias entre cada una:
- 1 Clase
- 11 Grupo
- 111 Mayor
- 1111 Cuenta
- 11111 Sub-cuenta
Puede observar la estructura del Catálogo de Cuentas que se encuentra al costado izquierdo de la pantalla, a la derecha están los grupos y cuentas que se ubican bajo una jerarquía seleccionada.
Marque el campo "Calcular Saldos" para calcular el saldo a la fecha en el Catálogo de Cuentas (le aparecerá el campo "Saldo" en la pestaña de "Detalle" con el saldo actual de la Cuenta), el campo "Incluir cuentas Inactivas" le mostrará también las Cuentas Contables que se encuentren inactivas.
Al crear la Cuenta Contable que servirá como tipo “Clase”, deberá definir el nombre y el tipo de Cuenta adecuados (creados en la pantalla Contabilidad >> Auxiliares >> Tipos de Cuenta Contable), además el Tipo de Saldo que tendrá todo el árbol de Cuentas Hijas a esta Cuenta. Note el valor del botón del campo “Tipo de Saldo”, ese es el tipo de saldo actual. Posteriormente, las siguientes Cuentas creadas debajo de esta Cuenta Contable de tipo “Clase” consignarán el mismo tipo de Saldo sin necesidad que lo seleccione. En el campo "Codigo Corporativo" puede agregar un código adicional. El campo "Requiere Centro de Costo para Posteo" indica que si no ha definido Centros de Costo determinados para las Partidas el Sistema no lo dejará aplicar en Contabilidad, lo mismo al marcar el campo "Requiere Sub Centro de Costo para Posteo". En el campo "Tipo de Normalización" defina cómo se van a redondear los decimales (por Totales, o por Detalles).
Es importante tener en cuenta que la codificación de las Cuentas Contables puede modificarse (ver pantalla de: Configuraciones >> Mascara de Niveles) a la necesidad de la empresa, pero eso implica que para crear algunas Cuentas deberá agregarse ceros a la izquierda para completar los dígitos configurados.
Para crear un Grupo o una nueva Cuenta de Mayor, ubíquese adecuadamente sobre la agrupación donde se requiera crear el nuevo ítem. Luego presiona el botón [Adicionar] y proceda a ingresar el nombre y el tipo de Cuenta Contable en los respectivos campos. Como ya se definió el tipo de saldo en la cuenta de tipo “Clase”, ya no es necesario indicarlo (además, el Sistema no le permitirá modificar este campo).
Para adicionar Movimientos Contables, el Sistema necesita Cuentas de Detalle. Estas se definen ubicándose adecuadamente sobre la agrupación y al ingresar una nueva Cuenta que será transaccionable, deberá marcarse el campo "Cuenta Detalle".
En algunos Catálogos, las Cuentas para establecer la Depreciación acumulada se encuentran dentro de Activo, sin embargo, debido a que la Aplicación Contable abona la Cuenta, el saldo se mostrará en negativo en todos los reportes.
Organizar Cuentas Contables
También puede organizar las Cuentas Contables de acuerdo a sus necesidades. Por ejemplo, es posible que una Cuenta o Agrupación de ellas se encuentre en una ubicación diferente. Para esto, simplemente mantenga seleccionada la Cuenta o Agrupación, arrastre con el cursor y suéltelos en la nueva ubicación. Después, el Sistema le notificará que se deberá ajustar el código de cada Cuenta para reflejar el cambio, además se deberán regenerar los saldos de las Cuentas Contables manualmente a través de la pantalla de Admin >> Herramientas >> Verificar Integridad de Base de Datos.
