Posteo y Anulación de Transacciones
Posteo
Cuando se agregan transacciones de compras al Sistema, es necesario realizar un proceso denominado “Postear”. Por medio de este proceso, los registros ingresados son efectivos para el resto de módulos y para su inclusión en reportes. Un registro “Posteado” no puede ser eliminado ni modificado, a menos que cuente con los permisos suficientes para hacerlo.
Cuando se postea una compra, ocurren 4 efectos inmediatos:
- Se genera la Partida Contable automáticamente en base a las Cuentas Contables definidas en: el Proveedor / Acreedor (Cuenta por Pagar), los Ítems / Productos y Servicios asociados al detalle de la compra (gastos / inventarios), y los impuestos correspondientes (Crédito Fiscal, Percepción, etc.).
- El documento pasa al listado de Cuentas por Pagar donde se realizará posteriormente el pago respectivo.
- Si aplica, los Productos asociados se cargan al inventario.
- La compra ya aparece listada en el Libro de IVA por Compras.
El “Posteo” de una transacción, y todos los efectos y consecuencias del mismo, pueden ser revertidos a través de una “Anulación”, la cual se ejecuta dando clic al botón de [Anular]. Un documento “Anulado” puede ser eliminado ya que no es un registro que requiera identificarse como anulado en ningún otro modulo o reporte.
Para “Postear” un documento, luego de seleccionarlo proceda a dar clic en el botón [Postear].
El Sistema pedirá confirmación para realizar la acción. Dar clic en [Aceptar].
Luego, el Sistema mostrará marcado el registro “Posteado”.
Posteo avanzado
El posteo avanzado puede aplicarse a los documentos del módulo de “Compras” con el fin de registrar las compras dándoles un trato especial a diferencia del posteo normal.
Con el posteo avanzado puede indicarle al Sistema que para una compra específica, se utilice una Cuenta Contable diferente a la Cuenta Contable por Pagar que está asociado al Proveedor del documento (recuerde que cada Proveedor posee una Cuenta Contable a la que se aplica la Cuenta por Pagar en la Partida de Compras). También, puede indicar si una compra debe asociarse a una Partida Contable ya existente.
Además, puede generar el pago inmediato con cheque por una compra con el fin de no generar una Cuenta por Pagar, por lo tanto se genera la Partida de Gastos Contra Bancos. O también puede asociar una compra con cheque existente, por lo tanto, se agrega el gasto a la Partida correspondiente.
A continuación, se muestra el listado de opciones del posteo avanzado que se han descrito anteriormente:
Pago de contado
Por ejemplo, se tiene que pagar de contado un Comprobante de Crédito Fiscal o una Factura. Necesitará generar un cheque para el pago respectivo. Lo que debe hacer es ingresar cualquiera de los documentos descritos de manera normal con la diferencia que al momento de postear cualquiera de los documentos, debe seleccionar la opción [Posteo avanzado], haciendo clic en la pestaña con el triángulo invertido a la par del botón [Postear].
Para el ejemplo que se está siguiendo, la primera vez que realice el posteo avanzado sobre los documentos antes mencionados, seleccione la opción “Crear un Cheque nuevo y asociarlo con la Compra a una sola Partida (Gastos contra Bancos)”. Ahora, elija la Cuenta Bancaria sobre el cual se generará el cheque y el tipo de Partida, en este caso, “Compras”.
Ahora, presione el botón [Postear].
Sólo resta asociar las compras al cheque que se acaba de generar. Para esto, diríjase a cada uno de los documentos mencionados y realice el posteo avanzado, y para cada caso seleccione la opción “Asociar la Compra a un Cheque por imprimir (y agregar el gasto a la Partida correspondiente)”.
De esta forma, habrá vinculado las compras y sólo falta generar el cheque correspondiente. Para más detalles referirse al manual del módulo de Bancos (Bancos >> Cargos y Abonos).
Anular una transacción
Para que una transacción deje de ser efectiva, siempre y cuando haya sido “Posteada”, es necesario “Anular” el documento. La transacción se mantiene siempre en el Sistema. Para “Anular” un registro del Sistema, identificar y dar clic en el botón [Anular].
El Sistema pedirá confirmación para realizar la acción. Dar clic en [Aceptar].
Luego, el Sistema mostrará marcado el registro “Anulado” y aparecerá tachado. Sólo se pueden anular registros que ya se encuentren posteados.
