Contratos de Compras

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Compras >> Contratos de Compras)

Por medio de esta pantalla podrá registrar y transaccionar Contratos de Compras, los cuales han sido diseñados para llevar un control de Contratos o Acuerdos de Compras repetitivas o a plazo a través de Cuotas. Para que un Contrato pueda generar Cuotas, debe estar posteado y activo, y debe de tener una Cuota pendiente de generar (indicado por el código de Contrato estando en color rojo en el listado).

Pestaña "Detalle"

En esta pestaña se completa la información general del Contrato de Compras. En el campo "Código / #" ingrese un código de Proveedor o seleccione uno de la lista desplegable (estos se ingresan y administran en la pantalla de Compras >> Auxiliares >> Acreedores y Proveedores), los campos "N.I.T.:", "Nombre o Razón Social:", "Dirección", y "Ciudad" se llenarán automáticamente con los datos del Proveedor, pero pueden ser cambiados manualmente para cada Contrato. Seleccione la fecha de inicio y fin, el Vendedor y Responsable, el tipo de Contrato y, opcionalmente, un Centro y Sub Centro de Costo. Defina el tipo de documento de Compra que se generará para cada Cuota emitida desde el Contrato y el plazo de Crédito en días.

Los campos trascendentales a llenar para determinar el comportamiento del Contrato son los que se encuentran en la sección “Configuración del Contrato”:

Frecuencia y Periodicidad: aquí se determina cada cuanto tiempo el Sistema requerirá que se genere una cuota. Se debe introducir la cantidad de períodos (frecuencia) y el tiempo (periodicidad) entre cada iteración de cuotas.
De Cuotas: Opcionalmente se puede introducir un número máximo de cuotas a generar en este campo. Si el campo se deja vacío, el Sistema no parará de generar cuotas hasta que se cumpla la fecha de finalización del Contrato establecida en el campo “Fecha Fin”, y por lo tanto, si tanto dicha fecha de finalización y el campo de ‘# de Cuotas’ se dejan vacíos, el Contrato no parará de generar cuotas (para cada iteración calculada a partir de la frecuencia y periodicidad configuradas).
Cuota Inicial: Esta fecha determina dos cosas. La primera es la fecha mínima desde la cual el Contrato ya pedirá generar una cuota. Si la fecha actual es anterior a esa fecha, el contrato (aunque este activo y posteado), no indicará la necesidad de generar una cuota. Lo otro determinado por este campo es el día del mes (o de semana según la periodicidad) en el cual se determinará que toca cada iteración futura de las cuotas. Por lo tanto, si la cuota inicial tiene fecha del 23 de Febrero y la iteración es mensual (cada 1 mes), luego de la primera cuota generada después del 23 de Febrero, el resto de cuotas solicitarán ser generadas a partir del día 23 de cada mes.
Ingreso del Inventario: Opcionalmente, si se incluyen Productos Inventariados en la lista de ítems a facturar, aquí se determina como se manejará la descarga de dichos ítems. La primera opción ‘En cada cuota’ indica que los ítems incluidos se refacturarán y descargarán para cada factura/cuota generada por el Contrato. La segunda opción ‘Al inicio y provi. costo’ indica al Sistema que los ítems inventariados únicamente se descargarán en la primera cuota emitida, y que el costo de venta de dichos ítems será llevado a una cuenta de provisión para que luego, para cada cuota, se vaya llevando al costo de venta real la proporción perteneciente a cada cuota únicamente. La tercera opción ‘Al inicio’, indica al Sistema que los ítems inventariados se descargarán únicamente en la primera cuota generada por el Contrato (sin provisionar el costo, sino que contabilizado al 100% en esa primera factura). La última opción ‘Al final’ le indica al Sistema que los ítems inventariados se descargarán en la última factura del Contrato. Es importante aclarar que si no se define un “# de Cuotas”, únicamente podrá utilizar la opción ‘Al inicio’; para poder utilizar cualquiera de las otras tres opciones se requiere definir un “# de Cuotas”.

Pestaña "Items"

En esta pestaña se definen los ítems (Productos Inventariados y/o Servicios) que se incluirán en las facturas del Contrato de Compras. Ingrese una cantidad (debería de ser por defecto 1 pues es un sólo Producto el que le van a facturar a lo largo de las cuotas), seleccione un producto, puede usar el menú desplegable, si dicho producto tiene una descripción (La descripción de los productos se agrega en la pestaña "Detalle" de la pantalla Compras >> Auxiliares >> Productos) esta se mostrará en el campo "Descripción". El campo "Servicio Cuota" sólo puede ser seleccionado cuando el tipo de carga en Inventario es diferente de "En cada Cuota". Seleccione una ubicación, un número de Lote, una división de costo, un costo y un porcentaje de descuento (si aplica). El último campo "Total Línea" se llenará automáticamente y mostrará el cálculo de Cantidad por Costo, y en la parte inferior de la tabla se muestra la sumatoria total de todos los totales de línea.

Pestaña "Modificaciones Programadas"

Permite programar una modificación de un Producto o Productos incluidos en el Contrato de Compra. Ingrese una cantidad, seleccione un Producto y agregue una descripción y un Servicio Cuota. Indique la fecha de inicio y de fin de aplicación, ingrese el número de Lote, el tipo de División Costo, el Costo, y un Porcentaje de Descuento. Finalmente seleccione si es modificada, Compra independiente, y marque el campo "Generar Una Vez" si no desea que la modificación se repita.

Pestaña "Documentos Generadas"

Esta pestaña muestra una lista con el tipo y número de Documento que han sido generados con este Contrato de Compras, así como la fecha en la que se generó, y fecha de vencimiento, si el documento está posteado, el Concepto, el Proveedor, el número de Quedan, el Total, y el Saldo.

Posteo, Anulación y Finalización

En el listado principal se muestra la lista de Contratos agregados. Además de mostrar las columnas de cheque con el status de cada Contrato (posteado, anulado, activo y finalizado; en ese orden respectivamente), también se refleja dicho status de la siguiente forma visual: Contratos recién creados sin posteo se muestran en itálicas; Contratos anulados se mostrarán tachados; Contratos posteados y no anulados pero finalizados o no activos se mostrarán atenuados para indicar su inactividad.

Un Contrato recién creado no estará vigente mientras no se postee. Para postear un Contrato únicamente es necesario posicionarse sobre el registro del Contrato correspondiente y dar clic sobre el botón de [Postear]. El Sistema automáticamente marcará el Contrato como activo. Un Contrato activo no puede ser modificado libremente; únicamente puede (con credenciales autorizadas y presionando el botón de [Modificar]) ser modificado el campo de ‘Activo’, o revertir el posteo para modificar cualquier otro dato del Contrato. Mientras un Contrato se encuentre posteado y activo podrán generarse cuotas/facturas. Un Contrato que ya haya generado todas las cuotas requeridas (ya sea en base a un “# de Cuotas” definido o que ya se paso de la fecha de finalización) no volverá a pedir generar una cuota, pero, si se desea, deberá ser marcado como finalizado manualmente si se desea que refleje ese estado (esto debe hacerse presionando el botón de [Finalizar] sobre el registro del Contrato); de igual forma un Contrato sin fecha de finalización o # de cuotas definidas puede ser finalizado en cualquier momento y esto causará que ya no vuelva a solicitar la generación de una cuota. Anular un Contrato tiene el mismo efecto que finalizarlo (y se hace a través del botón de [Anular]). Se han dejado ambas opciones para poder diferenciar entre Contratos finalizados exitosamente, o anulados por algún motivo o excepción que reflejen que no se finalizó de forma normal.

Generación de Compras

Cuando en un Contrato de Compras detecta que ya toca la generación de la siguiente Compra, el Sistema notifica que se deben generar los respectivos documentos. Esta detección ocurre únicamente estando en esta pantalla (al abrirla, al postear o modificar Contratos, etc.). Para proceder a generar Compras es necesario dar clic al botón de [Generar Compras] El botón muestra el número de Compras pendiente de generar. Si hay uno o más Contratos a los que hay que generarles una Cuota, dichos Contratos aparecerán en el listado con su código de Contrato en color rojo. Al dar clic al botón el Sistema solicita confirmación para generar los documentos de Compras respectivos. Para que un Contrato de Compra pueda generar Compras debe de estar posteado y Activo.

Ahora, los documentos aparecerán en el listado respectivo de la pantalla de Compras correspondiente (según el tipo de documento a generar para cada Contrato).