Compras por C.C.F
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Compras >> Compras por C.C.F.)
Por medio de esta pantalla podrá llevar el control correspondiente de los Comprobantes de Crédito Fiscal emitidos por los Proveedores hacia la organización, por compras efectuadas. El Sistema gestionará los Comprobantes de Crédito Fiscal para efectos contables generando automáticamente la Partida respectiva, según las configuraciones definidas en las pantallas de Productos y Proveedores, y el Libro de Compras en base a la normativa de ley vigente.
Cuando se realiza una compra, se crea una Cuenta por Pagar que debe gestionarse en el módulo de “Cuentas por Pagar”. Además, también se afectan los Inventarios si se están incluyendo Productos Inventariados en el detalle de ítems de la compra.
Para adicionar un registro de Compra, luego de presionar el botón de Adicionar, se debe ingresar el número de documento en el campo “Doc. de Compra”. Luego, en los campos “Fecha Documento” y “Fecha Aplicación” seleccione las fechas correspondientes, según la siguiente directriz: si el documento se está incluyendo en el mes respectivo, la fechas deberían ser las mismas; si, en cambio, el documento es de mes(es) anterior(es) entonces la fecha de Aplicación debe ser una fecha del mes donde se registrará la compra.
Nota
Según la ley de IVA, Art. 63, se pueden registrar documentos hasta tres períodos siguientes. El no cambiar la fecha como corresponde para estos últimos documentos derivará en una mala Declaración Tributaria.
Para facilitar la introducción de la información del encabezado al documento actual, el Sistema completa automáticamente los campos con los datos del Proveedor seleccionado a través del campo “Código”.
El concepto que se incluya es importante, ya que este se traslada a la Partida Contable respectiva así como al detalle del Libro de Compras respectivo.
Los campos de Impuestos (% I.V.A., % Percep. y % Reten. de I.V.A.) de la pestaña "General" se llenan automáticamente según las configuraciones del Sistema en relación a los valores default para estos Impuestos, así como también según el tipo de Contribuyente del Proveedor contra el tipo de Contribuyente de la empresa actualmente activa en el Sistema. Si la empresa activa es Gran Contribuyente, entonces únicamente aplicará Retención de I.V.A. a los Proveedores clasificados como Pequeños o Medianos. De igual forma, si la empresa activa es Pequeña o Mediana contribuyente, sólo aplicará a Percepción contra Proveedores clasificados como Gran Contribuyente y con un porcentaje de Percepción configurado en su registro de Proveedor correspondiente.
El campo de “No genera Cuenta por Pagar” se utiliza para cuando se desea registrar una Compra de la cual no se desea que genere un registro en el módulo de Cuentas por Pagar. El campo de “No genera Partida Contable” se utiliza para cuando se desea registrar una compra de la cual no se desea que genere una Partida automáticamente. El campo de “Inventariado Manualmente” se utiliza para cuando una compra ya fue contabilizada por medio de un provisionamiento previo, y únicamente se desea contabilizar automáticamente el I.V.A., es decir, marcar una compra como "Inventariado Manualmente" implica que se ha provisionado al estilo de provisión de seguros (el valor completo del gasto se habría provisionado previamente en varios períodos), y el efecto es que la partida generada únicamente traslada el monto de IVA de esta compra de Asuntos Pendientes a la cuenta del Crédito Fiscal. El campo de “Contabilizar en Partida Independiente” fuerza que la contabilización de esta compra no respete el agrupamiento según el tipo de partida asociada a las compras, sino que cree una partida aparte por completo para esta transacción.
En la pestaña de "Datos Adicionales" podrá definir una Sucursal asociada a esta Compra, y la fecha que ingrese en el campo "Fecha IVA:" será la que se tome para mostrar en los Libros de IVA. Dentro del campo "Concepto:" podrá agregar comentarios referentes a la compra, por ejemplo, el motivo por el cual se realizó (por solicitud de un Departamento, etc.).
Dentro de la pestaña "Formas de Pago" podrá llevar un registro de como se van generando los pagos, en caso de que el Crédito Fiscal se pague en cuotas.
Defina la cantidad de cuotas que se deben generar, ingrese el monto o el porcentaje de la Cuota (sólo puede ingresar uno de los dos, de lo contrario se generará una alerta), seleccione la fecha en que se realiza el pago, la frecuencia, y el período (Días, Semanas, Meses, etc.) para el pago.
La pestaña "Forma de Entrega" sirve como una referencia de como se van a recibir los Productos, y se va llenando con respecto a como se pactó la entrega con el Proveedor, o la forma en como el Proveedor entregará el Producto, si lo trae por partes.
La pestaña de "Eventos/Bitácora/CRM" es como un mini CRM (Brilo Web), en donde se registran las conversaciones con el Proveedor o el contacto con el Cliente, o comentarios asociados a la compra, como por ejemplo si la Orden llegó o no completa, etc. Esta pestaña es informativa. Esta pestaña es más de tipo informativa.
En la opción "Tipo de Evento" seleccione un tipo de evento CRM, dichos tipos se configuran en la pantalla Compras >> Auxiliares >> Tipos de Eventos/CRM. En la opción "Creado por" se muestra el usuario que creó este evento (por defecto será el usuario que esté utilizando el Sistema), en la pestaña "Fecha/Hora Evento" el Sistema mostrará la hora y fecha actual, dichos datos no se pueden modificar, en la opción "Estipulado para" podrá seleccionar una fecha estipulada para el evento. Si el evento ya se completó marque la casillas "completado". Agregue descripciones y comentarios del evento en el campo "Descripción/Comentarios".
Creación de Quedan para Crédito Fiscal
Si se requiere crear un Quedan para este documento, en el campo “Plazo Crédito (en días)” del encabezado, ingrese el número de días plazo para realizar el pago respectivo. Luego, en el campo “Compra asociada al Quedan #”, en la pestaña General, dar clic en el botón con la elipse para crear un nuevo Quedan.
Seleccione la fecha de pago para el Quedan. El Sistema realiza una sugerencia para la fecha de pago basándose en el plazo de Crédito ingresado, y el día de la semana en el que se entregan los pagos (esto se administra en la pantalla Admin >> Configuración Base >> Globales). Luego dar clic en [Aceptar].
Ahora, aparece el número de Quedan auto numerado por el Sistema, asignado al Proveedor actual.
En el caso que el Proveedor actual ya tuviera un Quedan asociado, es decir, un Quedan generado por alguna compra anterior y que esté pendiente de ser impreso, puede utilizar ese Quedan en lugar de crear uno nuevo. Al dar clic en el botón con la elipse, el Sistema muestra esta pantalla:
De acuerdo a la opción deseada dar clic al botón correspondiente.
Items / Detalle de la Compra
Luego de completar la información de encabezado del documento, es necesario agregar el detalle de los ítems incluidos en la Compra. En la sección de la pantalla “Ítems/Detalle de la Compra”, ingrese en el campo “Cantidad” la cantidad de ítems que se han adquirido. En el campo “Código” se puede introducir directamente el código del Producto/Servicio si ya se conoce, o se puede dar clic sobre el triángulo invertido para escoger el ítem que desee. En el campo “Costo” se ingresa el valor monetario del costo del ítem sin impuestos, debido a que en el encabezado ya se ha definido el impuesto correspondiente y el Sistema realiza los cálculos automáticamente. Si el ítem agregado es Exento de Impuestos, marcar el campo “Exento”. Si se debe Retener o Percibir para cada ítem que se agrega, marcar los campos respectivos.
Si es necesario agregar un nuevo Producto, dar clic en el botón [Crear un Producto]. El Sistema abrirá la pantalla de Compras >> Auxiliares >> Productos, pues es ahí donde se agregan los Productos. Para más detalles diríjase a dicha pantalla en este manual.
Si es necesario definir los Gastos Locales para el documento actual, seleccione el tipo de gasto en la pestaña “Gastos Locales” según la clasificación creada en la pantalla de Compras >> Auxiliares >> Tipos de Gastos Locales.
En la pestaña de “Documentos Ligados” se muestran aquellos documentos (si los hubieran) que están vinculados o que originan a otro documento, en este caso, a un Comprobante de Crédito Fiscal. Por ejemplo, se puede crear una orden de compra, y a partir de ese documento, generar el comprobante de crédito fiscal para la compra.
Puede verificar los documentos ligados tanto con Ventas como con Compras, en el caso de la imagen inferior sólo hay documentos de Compras ligados a esta Compra por Comprobante de Crédito Fiscal, al dar clic al botón 
se abre la pantalla con la que está ligado este documento, en este caso la pantalla de Compras >> Órdenes de Compra.
Esta pestaña es únicamente de lectura y no permite agregarle documentos a la compra.
Luego de ingresar los ítems, guardar los cambios para almacenar el documento en el Sistema. Ahora, el cuadro de resumen del Comprobante ingresado se ha completado automáticamente con los cálculos necesarios. Sin embargo, el Sistema permite introducir manualmente un valor de IVA e Impuesto percibidos si este es diferente en el documento físico, a fin de cuadrar los valores según documento.
Antes de postear el documento, habrá que verificar que la información esté completamente incluida, ya que no podrá modificarse al ser posteado. Después de corroborar que los valores totales calculados cuadren con el documento físico, se puede proceder a postear el documento para que se ejecuten los procesos correspondientes (creación de Partida automática, generación de Cuenta por Pagar, aplicación al Inventario, registro en el Libro del IVA, etc.).
Asociar una Declaración de Mercancía
Para asociar una Declaración de Mercancía seleccione el documento al que desea asociarlo desde la pestaña de "Listado" y dé clic derecho, luego seleccione la opción "Asociar a Declaración de Mercancía". Ingrese el número de la Declaración, la fecha, y la Ubicación Aduanal (creada en la pantalla Compras >> Auxiliares >> Ubicaciones Aduanales).
Ir a Contabilización
Para acceder a esta opción seleccione el registro del cual desea ver la Partida Contable desde la pestaña de "Listado" y dé clic derecho en él, luego seleccione la opción "Ir a Contabilización. Esta opción le permite ver la Partida de Contabilización generada por esta Compra por Comprobante de Crédito Fiscal, directamente en la pantalla de Contabilidad >> Partidas. Le podrá realizar modificaciones y postear la Partida Contable.
Ver Partida Preliminar
Algunos registros le permiten ver la Partida preliminar de Compras, para ello seleccione el documento del cual desea ver la Partida preliminar de Compras, desde la pestaña de "Listado" y dé clic derecho sobre él, luego seleccione la opción "Ver Partida Preliminar". Este campo es únicamente de lectura, no podrá modificar la Partida.
En caso que por algún motivo exista un error que no permita generar una Partida de Compras, el Sistema le mostrará una alerta y le indicará la posible razón que generó el error.
Ir a Movimiento de Inventario
Si el registro generó un Movimiento de Inventario, podrá ir al Movimiento de Inventario generado seleccionando dicho registro desde la pestaña de "Listado" y dando clic derecho, luego seleccione la opción " Ir a Movimiento de Inventario". Se abrirá el Movimiento en la pantalla de Inventarios >> Movimientos.
Modificar/Asignar Quedan
Puede modificar el Quedan asociado a un Compra por Comprobante de Crédito Fiscal, o asociarle uno si no tuviera, dando clic derecho sobre dicho registro, y seleccionando la opción "Modificar/Asignar Quedan.
Seleccione el número de Quedan de la lista desplegada y dé clic en [Guardar].
O bien, dé clic en el botón [Nuevo] para crear un nuevo Quedan a asociarle al registro, note como la fecha de Pago sugerida por el Sistema se basa en el plazo de Crédito en días definido para el Cliente de dicho registro. Esta fecha de pago puede ser modificada si así lo desea.
Asignar fecha del IVA
Para asignar la fecha del I.V.A. seleccione el registro a trabajar y dé clic derecho sobre él, luego seleccione la opción "Asignar Fecha I.V.A.". Ahora ingrese la fecha de I.V.A a asignar y dé clic en [Aceptar].
