Acreedores y Proveedores
(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Compras >> Auxiliares >> Acreedores y Proveedores)
Por medio de esta pantalla, podrá darle mantenimiento a los registros de Proveedores y Acreedores que la empresa utiliza para llevar a cabo sus operaciones de Compras, aquellos Proveedores a los que la empresa les debe por compras de Mercancía o Servicio. Aquí se configuran todas las opciones que puede tener el Proveedor como: Percepción, I.V.A, Descuento de Renta, Plazo en cuotas para pagarle, etc.
Estos registros se integran con el Módulo de Cuentas por Pagar, puesto que este contiene la información referente a la deuda pendiente con los Proveedores/Acreedores así como el historial de documentos recibidos/pagados; y con el Módulo de Bancos dado que este módulo es el que alimenta los pagos realizados al Proveedor/Acreedor.
Pestaña de "Detalle"
En esta pestaña se define la información de identificación del Proveedor/Acreedor, a ser utilizada por el Sistema.
El código puede ser generado por el Sistema de forma automática o puede ser introducido manualmente por el Usuario. El Nombre o Razón Social debe ser el nombre que legalmente identifica a la entidad y en el campo "Nombre Comercial" indicamos el nombre con el que se conoce la empresa de forma común.
El NIT [Numero de Identificación Tributaria] se debe introducir sin guiones pero el N.R.C. [Numero de Registro de Contribuyente] sí puede llevarlo.
Ciertos campos le sirven al Sistema para vincular información referente a las retenciones que aplica según la ley, por ejemplo, un Proveedor Nacional es afecto a Retención de IVA si es Mediano o Pequeño Contribuyente. El campo “Activo” le indica al Sistema si ese registro deberá seguir siendo mostrado en las listas de Proveedores del resto de pantallas. Puede asignar la actividad económica indicada.
En el campo “Tipo de Contribuyente” se define una de las categorías disponibles, conociendo que si establece el valor como “Pequeño o Mediano”, estará sujeto a Percepción por un Gran Contribuyente. Si se presentaran cambios por decretos o cambio de la ley, se deberá realizar las modificaciones necesarias.
Para el caso de “Forma de Crédito”, si no se incluye plazo (se deja a cero) el Sistema toma las compras generadas a este Proveedor como de contado a menos que se especifique lo contrario en el documento de Compra. Este dato puede afectar la disponibilidad o la proyección de pagos.
En la pestaña "Tipo Proveedor" seleccionamos la clasificación y el tipo de Proveedor que se asociará al documento, las clasificaciones se crean en la pantalla Compras >> Auxiliares >> Clasificación de Tipos de Proveedores, y los tipos de Proveedor se crean en la pantalla _Compras >> Auxiliares >> Tipos de Proveedores.
En la pestaña "Categorías de Productos que este Proveedor Ofrece" ingrese todas las Categorías de Productos asociadas al Proveedor seleccionado para este documento.
Pestaña de "Datos de Contacto"
En esta pestaña se define la información domiciliar del Proveedor/Acreedor. La información de esta pestaña es simplemente descriptiva, y no incide en ninguna funcionalidad de otras pantallas o módulos, excepto para el caso que tengamos que imprimir comprobantes de retención: el campo dirección debería introducirse para que la información en el Comprobante de Retención (CDR) quede completa al imprimirse.
Pestaña de "Datos Financieros"
En esta pestaña se define la información financiera del Proveedor/Acreedor. Establezca el límite de Crédito disponible para este Proveedor/Acreedor; defina la información del Contacto Financiero, además de los datos de la Cuenta Bancaria a utilizar.
Pestaña de "Contabilidad"
En esta pestaña se define la información correspondiente a la Cuenta Contable a utilizar por un Proveedor/Acreedor. Esto es importante debido a que todas las operaciones que se realizan sobre un Proveedor/Acreedor deben generar registros contables, por ejemplo, las compras y los pagos correspondientes. Aquí se debe configurar la Cuenta Contable que se va a afectar en el pasivo al momento de postear una Compra, la Cuenta a utilizar cuando se liquida una Cuenta por Pagar.
Digite en el campo “Cuenta Contable en el Pasivo” el código que identifica a la Cuenta Contable, sino lo conoce presione el triángulo invertido de la lista desplegable. El Sistema presentará una pantalla para seleccionar o crear la Cuenta Contable.
Ubique la Cuenta Contable y verifique que se trata de una Cuenta de Detalle, ya que una Cuenta de Mayor/de Agrupamiento no puede ser vinculada. Las Cuentas de Detalle son las que se muestran marcadas en el campo “Cuenta Detalle”. Luego, presione el botón [Seleccionar].
Seleccione la Cuenta Contable adecuada, o digítela si la conoce. El Sistema irá completando la Cuenta Contable si se encuentra registrada.
Nota
Esta pestaña debería ser de uso exclusivo del departamento de Contabilidad, o de Usuarios con conocimientos y responsabilidades contables, ya que este campo habilita la integración con las partidas contables generadas de forma automática y una mala asignación en esta sección derivará en una mala contabilización en cada aplicación contable que el Sistema genere con este Proveedor/Acreedor.
Pestaña de "Eventos/Bitácora/CRM"
Esta pestaña es como un mini CRM (Brilo Web), en donde se agregan conversaciones con el Proveedor, o comentarios, como por ejemplo, algún problema con el Proveedor, si quedó mal y no se le volverá a comprar, si la orden llegó o no completa, etc.
En la opción "Tipo de Evento" seleccione un tipo de Evento CRM, dichos tipos se configuran en la pantalla Compras >> Auxiliares >> Tipos de Eventos/CRM. En la opción "Creado por" se muestra el Usuario que creó este Evento (por defecto será el Usuario que esté utilizando el Sistema), en la pestaña "Fecha/Hora Evento" el Sistema mostrará la hora y fecha actual, dichos datos no se pueden modificar, en la opción "Estipulado para" podrá seleccionar una fecha estipulada para el Evento. Si el Evento ya se completó marque la casillas "completado". Agregue descripciones y comentarios del Evento en el campo "Descripción/Comentarios".
Pestaña de Cuentas Bancarias
Esta pestaña se utiliza para poder agregar la información detallada de múltiples cuentas bancarias que tenga el Proveedor. Dicha información de cuentas bancarias se puede utilizar para generar archivos de pagos bancarios desde el módulo de Bancos.
