Transacciones Bancarias

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Bancos >> Transacciones Bancarias)

A través de esta pantalla, podrá registrar aquellas transacciones que afecten a los saldos de las Cuentas Bancarias. Es decir, podrá llevar el registro en el Sistema de los Cargos (disminuciones) y Abonos (aumentos), en las respectivas Cuentas Bancarias que maneja la organización.

Cuando ingresamos a la pantalla “Cargos y Abonos" primero se debe indicar el Banco que operaremos y luego la Cuenta Bancaria (si tuviera varias creadas), en la sección de filtro de la pantalla, asegurese de seleccionar la cuenta correcta.

Si no marca el campo "No Combinar Fecha Aplic." en el filtro se van a combinar las fechas de aplicaciones, si está marcado sólo se mostrará la fecha en que fue contabilizada.

Al seleccionar la fecha en el campo "Fecha Desde" para la sección de filtros, el Sistema refleja los saldos de la Cuenta Bancaria a un día anterior al establecido. La última transacción posteada refleja el saldo actual de la cuenta (de acuerdo a la fecha del campo "Fecha Hasta").

Realizar un Cargo

Como se indicó anteriormente, un cargo significa una disminución en las Cuentas Bancarias. Cuando se necesita crear un pago, deberá generar un cargo, y para ello el primer paso es seleccionar la pestaña de “Cargos / Retiros / Cheques” si es que esta no está ya seleccionada. Luego se presiona el botón de [Adicionar].

Pestaña “Cargo / Retiros / Cheques”

En el campo “Tipo de Cargo” seleccione el tipo de cargo adecuado (creados en la sección “Tipos de Cargo” de los auxiliares de este módulo), la fecha cuando se emitió el documento en el campo “Fecha Contabilizado” (por defecto aparece la fecha actual). El campo “Fecha aplic. en el banco”, es utilizado para indicar cuándo se registró la operación por el Banco o Institución Financiera correspondiente, es decir, la fecha en la que ya tiene afectado ese monto en el Banco, y normalmente esta fecha se aplica al hacer la Conciliación Bancaria correspondiente en la pantalla Conciliación Bancaria de este módulo, ya que hay transacciones que se demoran en ser procesadas por un Banco (por defecto aparece el texto “Sin Aplicar”, ya que no se ha realizado una Conciliación Bancaria sobre el documento). Para más detalles de cómo realizar una Conciliación Bancaria refierase a la pantalla Bancos >> Conciliación Bancaria.

En el campo “Acreedor”, digite el nombre correspondiente, el Sistema irá prediciendo el nombre del Acreedor (según los acreedores previamente utilizados). Luego, en el campo “# de Documento”, ingrese el número de documento que representa al correlativo del mismo (en el caso de cheques no es necesario ingresarlo ya que al imprimir / postear el cheque, se le asignará el número correlativo correspondiente). Ingrese el valor del cargo al cual asciende la transacción, además de una descripción (opcional) que identifique este registro en el campo de “Motivo / Observaciones”.

Para realizar el proceso contable de este documento, es necesario definir la Partida Contable que representará a esta transacción, por medio del campo “Partida contable para este campo”. Para ello, dé un clic en el triángulo invertido de la lista desplegable y el Sistema mostrará un mensaje que le solicitará la manera de cómo se realizará la Partida Contable. De acuerdo a su preferencia, realice lo siguiente:

• Sí: Genera una Partida Contable que contiene la cuenta afectada por la transacción actual y el Sistema le permitirá especificar las demás cuentas correspondientes.
• No: Permite seleccionar otra Partida ya existente para esta transacción, o bien, crear una Partida Contable manualmente para asignarla a esta transacción.

A menos que tenga la intención de seleccionar una Partida previamente creada, se recomienda utilizar la opción “Sí”, para generar una nueva Partida Contable, sobre todo cuando la transacción es un cheque proveniente de la pantalla de CxP >> Cuentas por Pagar, o si es una remesa proveniente de la pantalla de CxC >> Cierres de Caja.

Luego el Sistema mostrará la pantalla “Maestro de Partidas” donde se ingresarán las CuentasContables que conformarán a la Partida Contable que se ha generado para la transacción actual.  

Por defecto, la primera Cuenta Contable que aparece es la que está asociada al cargo de la Cuenta de Banco que se ha seleccionado para esta operación.

Ahora, seleccione las Cuentas Contables que permitirán cuadrar esta partida, para esto, dar clic a   (o presionar la tecla F2), que se encuentra en la parte inferior derecha de la pantalla.

Sobre el campo “Cuenta”, digite el código de la Cuenta Contable si lo conoce, sino, dar clic en el triángulo invertido de la lista desplegable y el Sistema mostrará la pantalla “Catálogo de Cuentas” donde seleccionará la Cuenta de Detalle que utilizará. Luego, presione el botón [Seleccionar].

Nuevamente sobre la pantalla “Maestro de Partidas”, ingrese una descripción en el campo “Descripción”. Esta descripción pasará a formar parte de la Partida Contable, por lo que debe ser clara. Ingrese el valor que tendrá esta Cuenta Contable, ya sea Cargo o Abono en los campos “Debe” y “Haber”, respectivamente. Solamente se puede incluir un valor, si existe tanto Cargo como Abono debe crear dos líneas con la misma cuenta.

Luego dar clic en   (o presionar la tecla F5) para guardar. Repita estos pasos para agregar más Cuentas Contables. Para mayor información con relación a la operatividad de esta pantalla, favor referirse al manual del módulo de Contabilidad, bajo la sección de “Partidas”.

Después de cuadrar la Partida Contable, dar clic en el botón [Seleccionar], lo cual asociará la partida con la transacción bancaria. Es importante notar que en este momento no debe postearse la Partida ya que esto generaría que el Sistema no la pueda utilizar y deba anularse antes de poder postear el Movimiento Bancario.

En el caso de las Partidas pre-generadas por cualquiera de los otros módulos (para el caso con Bancos, CxP o CxC), la mayoría de veces la Partida aparece completamente cuadrada con las Cuentas Contables que se escogieron en las tablas respectivas. En caso de existir un error en esas cuentas debe corregirse manualmente la Partida, pero también se sugiere corregir en la tabla o pantalla adonde está la cuenta mal configurada.

Ahora, en el campo “Número de partida” aparecerá un código que representa a la Partida Contable realizada. Tiene como prefijo “PEND” ( ** ) y un correlativo. Este número de Partida es provisional y cambiará hasta que se postee la transacción original.

Luego se debe guardar los cambios y postear la transacción.

Postear un Cheque

Para postear un cheque, realice lo siguiente:

1. Identificar las transacciones de un Banco y Cuenta Bancaria específicos, utilizando los filtros.
2. Seleccionar la transacción con tipo de cargo “Cheque”.
3. Dar clic en el botón [Postear].
4. El Sistema mostrará las opciones para la impresión del Cheque.
5. Modifique la fecha en el campo “Fecha a imprimir en el Cheque”, si así lo desea, además del número de Cheque, de ser necesario. El Sistema puede imprimir en ingles o en español, sólo seleccione el idioma en el campo [Idioma utilizado]. Luego dar clic en [Aceptar].

Vista previa del Voucher generado:

Para impresión de formatos personalizados de Cheques, deberá haber asociado la Cuenta Bancaria a un formato específico en la pantalla de Admin >> Configuración Base, en la pestaña de Reportes, Bancos & Cheques.

Los Cheques además, tienen un campo especial llamado [Entregado] que le servirá al Sistema para la generación de disponibilidades bancarias personalizadas. Si el Cheque ha sido generado pero no entregado al Proveedor, este campo no debería estar marcado. Por defecto el Sistema lo marca como entregado.

Realizar un Abono

A través de esta opción, podrá remesar a una Cuenta Bancaria y aumentar su valor. Cuando se inicia operaciones es necesario crear una Remesa (por cada cuenta si tuvieran varias registradas) que permita inicializar los saldos de las cuentas a fin de tener saldo disponible para realizar pagos.

Pestaña “Abonos / Depósitos / Remesas”

En el campo “Tipo de Abono” seleccione el tipo de Abono adecuado (creados en la sección “Tipos de Abono” de los auxiliares de este módulo) y la fecha cuando se emitió el documento en el campo “Fecha Contabilizado” (por defecto aparece la fecha actual). El campo “Fecha aplic. en el banco”, es utilizado para indicar cuando se registró la operación por el Banco o Institución Financiera correspondiente, es decir, la fecha en la que ya tiene afectado ese monto en el Banco, y normalmente esta fecha se aplica al hacer la Conciliación Bancaria correspondiente (en la pantalla Conciliación Bancaria de este módulo), ya que hay transacciones que se demoran en ser procesadas en un Banco (por defecto aparece el texto “Sin Aplicar”, ya que no se ha realizado una Conciliación Bancaria sobre el documento). Para más detalles de cómo realizar una Conciliación Bancaria refierase a la pantalla Bancos >> Conciliación Bancaria.

Luego, en el campo “# de Documento”, ingrese el número de documento. Ingrese el valor del Abono al cual asciende la transacción, además de una descripción que identifique este registro en el campo de “Motivo/Observaciones”.

Para realizar el proceso contable de este documento, es necesario definir la Partida Contable que representará a esta transacción, por medio del campo “Partida Contable para este Abono”. Dar clic en el triángulo invertido y el Sistema mostrará un mensaje que le solicitará la manera de cómo se realizará la Partida Contable. De acuerdo a su preferencia, realice lo siguiente:

• Sí: Genera una Partida Contable que contiene la cuenta afectada por la transacción actual y el Sistema le permitirá especificar las demás cuentas correspondientes.
• No: Esta opción le permite crear o seleccionar una Partida Contable manualmente.

Se recomienda utilizar la opción “Sí”, para generar una nueva Partida Contable automática.

Luego el Sistema mostrará una nueva pantalla donde se ingresarán las Cuentas Contables que pertenecerán a la nueva Partida Contable que se ha generado para la transacción actual.

Por defecto, la primera Cuenta Contable que aparece es la que está asociada a la cuenta de banco que se ha seleccionado para esta operación. Ahora, seleccione las Cuentas Contables que permitirán cuadrar esta Partida, utilizando los pasos realizados en la sección “Realizar un Cargo”, mencionado anteriormente.

Sobre el campo “Cuenta”, dar clic en el triángulo invertido de la lista desplegable y el Sistema mostrará una nueva pantalla donde seleccionará la cuenta contable que utilizará. Seleccione la cuenta correspondiente, utilizando los pasos comentados en la sección “Realizar un Cargo”.

Después de cuadrar la Partida Contable, dar clic en el botón [Seleccionar]. Ya habrá registrado la Partida Contable. Ahora, en el campo “Número de partida” aparecerá un código provisional (como se menciona en la sección “Realizar un Cargo”) que representa a la Partida Contable realizada. Después, guardar los cambios para completar la transacción y seleccionar el botón [Postear].

Postear un Abono

Para postear un Abono, realice lo siguiente:

1. Identificar las transacciones de un Banco y Cuenta Bancaria específicos, utilizando los filtros.
2. Seleccionar un Abono.
3. El Sistema pedirá confirmación para postear la transacción, dar clic en [Aceptar].

Ahora, la transacción ya se tomará en cuenta para la contabilidad, y para verificar, podrá observar que se ha marcado el campo “Posteado”

Todo movimiento que no esté posteado (ya sea Cargo o Abono) no es considerado para determinar el saldo bancario de la Cuenta, y la Partida Contable asociada tampoco puede postearse hasta no postear el Movimiento o desvincular la Partida del mismo.

Anulación de una transacción

Si se desea anular una transacción previamente “Posteada”, realizar lo siguiente:

1. Localizar la transacción que se desea anular.
2. Dar clic en el botón [Modificar].
3. Marque el campo “Anulado” y luego guarde los cambios.

El Sistema le pedirá confirmación para continuar. Dar clic en [Sí].

De esta forma, la transacción no se tomará en cuenta para la contabilidad, y por lo tanto, el Sistema lo descartará mostrando una tachadura sobre la transacción.

El Sistema solamente anula operaciones POSTEADAS, y aunque pueden anularse operaciones no posteadas, estas no causan ningún efecto en la contabilidad ni en los valores del Banco.

Así como puede anularse un movimiento, también puede desanularse siguiendo los mismos pasos que se usan para anularlo.

Realizar transferencias entre cuentas bancarias

Para realizar transferencias bancarias se debe registrar en primer lugar un cargo por transferencia (tipo de cargo: Transferencia entre Cuentas) en la Cuenta Bancaria que se disminuirá su saldo (indicando el valor del Cargo y definiendo la Partida Contable con sus correspondientes Cuentas a afectar como se ha visto en la secciones anteriores) y luego se debe postear dicha transacción. Note que el saldo de la Cuenta Bancaria se ve disminuido (última transacción).

Luego de guardar la transacción tipo TRAN el Sistema pregunta si se desea crear el Abono.

Damos clic en el botón [Si].

Luego nos pide la Cuenta Bancaria de destino de la transferencia.

Seleccionamos la Cuenta destino y damos clic en [Aceptar]

Damos clic en el botón [Modificar] y luegos en el triángulo invertido a la derecha de "Partida Contable para este Cargo" y nos muestra la Partida Contable generada para la transferencia.

Damos clic en el botón [Seleccionar] para regresar a la ventana de Cargos, guardamos y posteamos, el Sistema solicita confirmación.

Damos clic en [Aceptar] y la transferencia entre cuentas está completa.

Ver disponibilidad de saldos

Para toda organización es importante conocer cómo se encuentran los saldos de las Cuentas Bancarias después de realizar diversas transacciones por pagos y cobros. El Sistema detalla las operaciones realizadas, los saldos y la disponibilidad de cada Cuenta Bancaria.

Luego de ubicar el Banco y la Cuenta Bancaria en la sección de filtros, note las columnas marcadas en la imagen:

En cada una de las transacciones se indica si se encuentra sin postear, posteada o anulada. Además, se describen los Cargos, Depósitos y Saldos en las respectivas columnas. Note que la columna “Saldo” contiene las sumatorias de los Cargos y Abonos y sobre la última transacción posteada se muestra la disponibilidad de la Cuenta Bancaria. El color rojo de los saldos indica que no se disponía de recursos para esos pagos en ese momento. Luego de una Remesa, se realiza el cálculo correspondiente.

Cuando se realiza la Conciliación Bancaria, los saldos ya no se muestran rojos, sino que ahora aparecen ordenados (primero los Depósitos y luego los Cargos).