Configuración Inicial

(Para ingresar, seleccione el siguiente menú: Admin >> Configuración Base)

Pestaña de “Información de la Empresa”

En esta pestaña podrá definir la información base de la organización como es el Nombre, Números de Documentos Legales, y el Tipo de Contribuyente que es considerada su organización: Pequeño (aplica a Percepción contra empresas clasificadas como Gran Contribuyente), Mediano (al igual que con el pequeño, aplica a Percepción contra empresas clasificadas como Gran Contribuyente), o Grande (únicamente aplica Retención de I.V.A. a las empresas clasificadas como Pequeños o Medianos). De igual forma podrá indicar si la organización es Agente de Retención, o Agente de Percepción.

Puede agregar o cambiar el logo de la empresa en la pestaña "Logo". Este logo es el que se mostrará en los diferentes reportes de cada módulo. Para agregar o cambiar el logo dé doble clic sobre el recuadro bajo la pestaña. Para modificar el tamaño o posición dé un clic sobre cualquier parte del recuadro.

En la pestaña "Dominio Oficial" ingrese la dirección legal de la organización, el país, departamento, ciudad, y municipio al que pertenece, y el número de teléfono de la organización.

En la Pestaña "Datos para encabezado de reportes" podrá definir el encabezado para los reportes de "Cotizaciones", "Órdenes de Servicio", y "Órdenes de Compra".

Puede, además, agregar un segundo logo que distinga a la empresa en la pestaña "Logo Alterno".

Pestaña de “Configuraciones Globales”

En esta pestaña se definen los porcentajes de los impuestos que se aplican, el porcentaje Retención y Percepción de IVA que aplicará a los Pequeños y Mediano Contribuyentes, y definir el número de días máximos para los filtros maestros.

Además podrá configurar la moneda a utilizar, el lenguaje base, y el formato regional. Marque los días en los cuales se entregan pagos a los Proveedores y Acreedores de la empresa.

Si trabaja con más de una moneda, aquí puede chequear que se permitan múltiples monedas (una vez marque este campo ya no podrá desmarcarlo), seleccione el tipo Especial de Costeo y el país en donde se encuentra.

En la pestaña de "Documento Único" configure los tipos de documentos a incluir dentro del Documento Único. En la pestaña "Presentaciones" configure ciertos detalles para las Presentaciones de los Productos. Codifique los Productos "Autonumerado" o "Por Categoría de Producto" desde la pestaña "Codificación". Finalmente configure ciertos formatos desde la pestaña "Formatos Especiales".

Seleccione la utilización del Dashboard. Active el manejo de las Sucursales Propias, puede manejar correlativos diferentes por cada Sucursal, y mostrar el Libro de Venta a Consumidores Finales y Contribuyentes por Sucursal. Puede definir si manejará Comprobantes de Donación (en caso que la empresa trabaje con Donaciones)

En la sección "Archivos Adjuntos" defina el tamaño máximo en MB de los archivos adjuntos, y el tamaño máximo en MB del caché del equipo Habilite las Sucursales Offline, estas Sucursales no se conectan con el Servidor, por tanto, si necesita conectarse con el Servidor y tiene problemas para hacerlo, asegúrese que este cheque no esté marcado. Finalmente defina si premite el registro de Usuarios Web (Brilo CRM) desde el sitio.

Pestaña de “Configuraciones de Este Equipo”

A diferencia de las configuraciones del resto de pestañas, las configuraciones de esta pestaña únicamente afectan al equipo de cómputo específico desde el cual se está ejecutando el aplicativo. Si se han definido Sucursales de la empresa y el equipo reside en una Sucursal, puede indicarle al Sistema si dicho equipo realizará la facturación bajo esa Sucursal específica por medio del campo “Sucursal bajo la que se factura en ESTE equipo”. En el campo “Ubicación default con la que se factura en ESTE equipo” puede definir la Ubicación (de descarga de Inventarios) que se utilizará y asignará por defecto a los ítems facturados. El campo “Forzar* el siguiente usuario para el Login inicial” permite cerrar el acceso al Sistema al nombre de Usuario que aquí se digite, únicamente para este equipo de computo específico. Esto causa que al arrancar el Sistema, los Usuarios no puedan digitar un login, sino que únicamente puedan utilizar el login predefinido en esta casilla.

Si se utiliza el equipo como Punto de Ventas (uso de Caja Registradora), es necesario seleccionar la Caja Registradora que funcionará sobre el equipo, el cual realice dicha función, en el campo "Caja de facturación asignada a ESTE equipo".

Cada vez que el Sistema arranca, luego de hacer login y que aparece el menú principal se comienzan a obtener por red tablas comunes que se utilizan frecuentemente (como Clientes, Productos, Proveedores, etc.) para que al ingresar a una pantalla que utilice estas tablas, se cargue más rápido. El campo “No pre-cargar data global al inicio en ESTE equipo” permite que se salte ese paso (útil para casos en los cuales se está conectando de forma remota, vía internet o con un ancho de banda bajo).

Defina los detalles para la impresión de Tickets, tales como, seleccionar un impresor de tickets, definir el número de caracteres por línea en los Tickets, en la Cinta de Auditoría, y en las Facturas. Puede dejarle un especiado a los Tickets, y definir si se genera un corte automático del Ticket, etc.

Pestaña de “Módulos”

Permite administrar las Configuraciones Iniciales de los diferentes módulos que posee el Sistema.

Esta se divide en:

Sub-pestaña de "Ventas"

Favor referirse a la sección de “Configuraciones” del manual del Modulo de Ventas.

Sub-pestaña de “CxC”

En esta pestaña se presentan las opciones para el manejo de los Abonos a las Cuentas por Cobrar, también se puede definir o modificar el Formato de Carta de Cobro. Dicho formato debe de ser configurado para poder generar el reporte de Carta de Cobro.

Seleccione si desea que se muestre la pantalla de Abono/Pago Rápido cuando se emita una Factura que tenga un plazo de cero días, es decir, de Contado. Si marca el campo "Preguntar Si Imprimir Abono al Guardarse", entonces el Sistema le preguntará automáticamente si desea imprimir el Abono generado, al momento de guardar el registro en la pantalla de "Abonos a Cuentas por Cobrar".

Aquí también puede definir si el Vendedor será el reponsable de los Abonos, si desea remesar de forma independiente cada Abono, si desea agrupar los Abonos por número de documento, de ser así también puede definir si no desea que se guarden los Abonos que tengan un número de documento de Remesa o Abono existentes.

Chequee si desea que el Sistema le muestre los documentos anulados que tengan Abonos revertidos, si desea que se liquide automáticamente la Factura de la Nota de Crédito que está posteando. También puede chequear si desea que se muestre en los Abonos la Cuenta Bancaria a remesar, si desea que se muestren los Anticipos de Ventas en los Cierres de Caja, y si desea manejar Correlativos de Abonos por Usuario. Defina también los días y porcentajes de descuento que maneja.

Al dar clic al botón [Formato Carta de Cobro] se abrirá una ventana desde la cual podrá agregar un formato a las Cartas de Cobro que maneja la empresa, como se mencionó anteriormente, dicho formato se utiliza para la generación del reporte de Carta de Cobro del módulo "CxC".

Sub-pestaña de “Compras”

Puede modificar el campo “Nombre y Dirección de Freight Forwader”. Este es utilizado por empresas que cuentan con servicios de Transporte y Logística (Agentes de Carga). Los datos aquí introducidos serán utilizados como parte del encabezado del reporte/impresión de Orden de Compra desde la pantalla "Órdenes de Compra".

Seleccione si desea manejar el Recinto Fiscal en las importaciones, si los presupuestos asignados limitan la Compras, y si las Compras manejan descuentos.

Chequee si los datos del pago se incluirán en los detalle de la Partida de las compras posteadas directamente a un Cheque, defina si los posteos de cantidades mayores a las de la Orden de Compra requieren permiso, y si se utilizará firma y sello en las impresiones.

Seleccione si desea que se maneje la opción de Órdenes de Compras listas antes de su posteo, y si se requieren permisos para ingresar cantidades menores a la original en las Órdenes de Compra que no pueden ser parciales. Puede definir un porcentaje de variación del costo máximo de la compra.

Desde esta pantala también podrá seleccionar que se realicen ciertas acciones como: habilitar las Sucursales de Compras, finalizar las Órdenes de Compra que se completan automáticamente, si se debe pedir fecha de ingreso a Inventario cuando postee una Importación, si se permite postera mútiples veces la misma Orden de Compra, si no se pondrá el IVA automáticamente en las Órdenes de Compra, si se ocultarán el IVA y/o las Percepciones en las compras.

También puede definir si las Órdenes de Compra permiten la última cantidad recibida, y si requieren la última cantidad recibida. Puede ocultar los Costos en las Órdenes de Compra, y definir si en ciertas pantallas se muestra el checkbox "Ya provisionada en Contabilidad". Defina si las Compras Anticipadas con Movimiento y las Compras Anticipadas con Contabilización Independiente se manejan de forma independiente. Chequee si se requiere asignar una Ubicación desde Compras si no hay una establecida por default, si los Gastos Locales se menejan de forma individual, y si se mostrarán los últimos costos de compra en los Auxiliares de Productos.

Defina el máximo de números de documentos por Quedan, y si gusta agregue una nota al formato de Quedans.

Aquí se muestra una vista previa de una Orden de Compra con su correspondiente Freight Forwarder.

Sub-pestaña de “Bancos”

Aquí se indica como serán mostradas las Cuentas Contables al momento de imprimir el Voucher (Partida Contable) de un Cheque. También se define la ubicación por default para los Cheques, siendo esta usalmente la Ciudad donde reside la empresa base (por ejemplo: San SAlvador, Antiguo Cuscatlán, Santa Tecla, etc.). También le permite indicar si al anular una Transacción Bancaria que tenga fecha anterior se creará una Contra Partida.

Sub-pestaña de “Planillas”

Le permite administrar los ajuste referentes a las Planillas. Aquí es donde se le indica al Sistema si se utilizarán Centros de Costos para las Planillas, y el lugar donde se emiten las Constancias de Sueldo, además de configurar ciertos parámetros para las Planillas que genera el Sistema.

Configure si los cálculos en base a antigüedad se basarán en la última fecha de contratación. La opción “Cálculos de descuentos se basan no en periodos sino en el conjunto total”, está orientado para planillas quincenales y se utiliza para determinar la forma de cómo se generarán los cálculos por los descuentos de ley. Si no está puesto el cheque, el Sistema toma la proporcionalidad de días de la Planilla para hacer el cálculo (solo descuenta la mitad del tope del descuento por quincena en el caso del tipo de descuento "ISSS"). Si el cheque esta puesto, el Sistema trata de descontar el monto máximo posible en la primera quincena y el resto lo descontará en la segunda quincena. Defina si las Rentas adicionales sólo se tomarán de los recálculos, y si en lo reportes se utilizarán días laborales calculados.

Puede habilitar un control del número de días y horas de vacaciones de los Empleados. Puede definir un texto que se imprima en los recibos de sueldo, puede ocultar datos de préstamos en los recibos de sueldo.

La pantalla le permite, además, trabajar los formatos de los Contratos de Trabajo, de las Constancias de Sueldo, de las Liquidaciones, de la Constancia Laboral, y de la Referencia Laboral, que luego se mostrarán en los respectivos reportes.

En la pestaña "Parámetros de Ley" se definen los montos a considerar para los descuentos de ley, en este caso se muestran la tabla de montos menores y máximos a descontar para ISSS, INSAFORP y Renta por Servicios Profesionales.

Sub-pestaña de “Contabilidad”

Permite definir los parámetros para el manejo del Sistema Contable de la empresa. Permite establecer el monto mínimo para aplicarle Retención de Renta. Permite definir los parámetros para el manejo de la Contabilidad de la empresa, y permite la generación automática del número de Partidas Contables, el manejo de las Devoluciones de Ventas y Compras, así como, la forma de contabilizar el IVA de estas transacciones. De igual forma, desde aquí podrá habilitar o deshabilitar los Centros y Sub-Centros de Costo para los diferentes módulos que los utilizan.

Sub-pestaña "General"

En esta pestaña definimos las Configuraciones Contables. Indique si se genera un cargo cuando se retiene IVA en la Partida de Ventas, establecemos el monto mínimo para aplicar retención de IVA y si se contabilizan las ventas del Punto de Ventas contra la Cuenta Contable de la Caja correspondiente. Defina si las Partidas generadas por el Sistema requieren algún permiso para editarlas y/o eliminarlas, si la anulación de ventas se maneja como Devolución, si se redondean las Cuentas por Pagar y por Cobrar a dos decimales, etc.

Sub-pestaña "Partidas"

En esta pestaña definimos la periodicidad de la numeración automática de Partidas Contables: Mensual, anual, continua o manual. Para las opciones "Mensual" y "Anual" deberá definir la máscara a usar para la numeración automática, es decir si primero va el año o el número y si se usarán dos o cuatro dígitos para el año a incluir en el número automático. Indique si se agrupa por tipos de partida y si desea concatenar el código del Tipo de Partida, y cuantos ceros rellenarán el número de partida. Estos campos no estarán disponibles si seleccionó la opción "Ninguna (Manualmente)" en la Numeración Automática de Partidas.

Chequear la impresión de Partidas será desde la Cuenta Afectada o desde la Cuenta de Mayor, seleccionar si al postear las transacciones bancarias también se postea la Partida Contable respectiva y si se permiten Partidas Contables con detalle a cero, etc. Por último defina cómo se va a manejar la Contabilización para las Ventas de Activo Fijo.

Sub-pestaña "Manejo de Devoluciones e IVA"

En esta pestaña definimos como se contabilizarán las devoluciones sobre Compras y Ventas, así como la forma de aplicar los Débitos y Créditos Fiscales. En el caso de los manejos de Ventas y Compras podrá marcar los campos "Forzar Estado de Resultados" si selecciona las opciones "Carga la Cuenta común de Rebajas y Devoluciones sobre Ventas" y "Abona la Cuenta común de Rebajas y Devoluciones sobre Compras", respectivamente.

Sub-pestaña de "Descripciones de Partida"

Esta pestaña se sub-divide en tres pestañas: "Compras", "Ventas", y "Bancos".

Sub- pestaña de "Compras"

Ingrese una descripción default de las Partidas de Compras y de los documentos contables de Liquidación, los asientos que afectan al Crédito Fiscal, a las Cuentas por Pagar, al Impuesto Sobre la Renta, a la Retención y Percepción del I.V.A., y a los ítems.

Sub- pestaña de "Ventas"

Ingrese una descripción default de las Partidas de Ventas, los asientos que afectan al Débito Fiscal, a las Cuentas por Cobrar, a la Retención y Percepción del I.V.A., y a los ítems de ingresos.

Sub- pestaña de "Bancos"

Ingrese los asientos (anotaciones en el libro diario de Contabilidad) que afectan a la Cuenta Bancaria, tanto en cargos como en abonos, a las Cuentas por Pagar, y a las Cuentas por Cobrar.

Sub-pestaña de "Centros de Costo Contables"

Es en esta pestaña que se habilitan los Centros y Sub-Centros de Costo Contables. Defina si las cuentas de resultado requieren Centros o Sub-Centros de Costo para ser posteado. Determine en que módulos desea habilitar los Centros de Costo. En el caso que los habilite en el módulo de Compras deberá definir si las compras requieren Centros y/o Sub-Centros de Costo, y si se pueden usar Distribuciones Contables a cambio de Centros de Costo.

Sub-pestaña de “Inventarios”

Permite hacer todos los ajustes y modificaciones relacionadas a los Inventarios como anulación de Movimientos o tipos de recosteos. Le permite forzar el cálcula de la Depreciación de los Activos en base a 30 días por mes, puede manejar las ubicaciones de Inventario y cuales se mostrarán. Defina si las Producción Simple suma costos de Mano de Obra al Costo del Producto Terminado. Seleccione en base a que se hará el Tipo de Recosteo.

Seleccione todas las opciones necesarias para la Producción Simple de su organización. Filtre los movimientos de Inventario por Vendedor como responsable.

Puede también asignar responsabilidades al Vendedor tal como: colocarlo como responsable del Cliente asignado.

Configure si desea permitir Cuentas Contables en Ubicaciones, utilizar Posiciones de Inventario, o permitir que un Producto no inventariado pueda seleccionarse como Producto Padre.

Sub-pestaña de “Producción”

Permite configurar las ordenes de producción, liquidar costo de manejo de obra en planilla, producciones no masivas, etc.

Defina si la Producción usará Centros de Costo para su recosteo, y si se liquidarán en las planillas los costos de Mano de Obra. Puede permitir que las órdenes de Producción manejen estados, y prioridades, y si manejan costos de Producción para los productos marcados como Averias y como Desperdicios. Se puede definir que la mano de obra se calcule en planilla en base a horas reales.

Defina si las órdenes manejan producciones no masivas, información de intalación, información de entrega, e información de diseño (para esto último defina si productos de las órdenes y costeos manejan dimensiones).

Sub-pestaña de “Créditos”

En esta pestaña puede definir el monto minimo para la generación de Factura de Intereses o si el abono negativo en Prestamos no afecta la proyección de pagos.

También puede configurar diferentes formatos referentes a Créditos tales como: Contratos de Desembolso de la Persona Natural y Jurídica, Carta de Cesión de la persona Natural y Jurídica, Pagaré Desembolso a Personas Naturales y Jurídicas, etc.

Sub-pestaña de “Servicios”

Muestra todo lo relacionado con el módulo de Servicios, tales como las Órdenes de Servicio.

En esta pestaña podrá definir los días y colores de la pre alerta y de la alerta del Sistema, también puede asignar un color a las Órdenes de Servico finalizadas.

Si necesita que se muestren los Servicios y Productos en la impresión de la Orden de Servicio lo puede definir aquí. Desde aquí tambien selecciona si desea que se muestren los datos alternos o secundarios de las marcas, modelos, y series.

Desde la pestaña "Tickets Web" podrá configurar la línea de Servicio, la Prioridad Default, y el tipo Default de los Tickets Web, así como también le puede configurar otras opciones.

Sub-pestaña de “Restaurante”

Muestra todo lo relacionado con el módulo de Restaurante.

Defina el porcentaje de Propina que se maneja en el Restaurante, este será el cálculo que tome automáticamente para la factura en la pantalla de "POS Restaurante". Puede asignar un área default para filtrar los POS, y asignar colores para diferenciar los diferentes estados de las mesas (Ocupadas, con Cuenta Preimpresa), defina los minutos y colores de la pre alerta de inactividad, y los minutos y colores de la alerta de inactividad en el restaurante. Seleccione ciertos detalles de los tickets.

En la parte derecha de la pantalla defina el encabezado, pie de página y detalle de la pre cuenta.

Desde la pestaña "Comandas en Cocina" asocie una cocina al equipo, asigne los colores y el tiempo en minutos por estado a las Comandas, defina cuantas Comandas desea que se muestren en la Cocina, y defina cuantos segundos serán para que se refresquen las CComandas en la Cocina.

Pestaña de “Reportes”

En esta pestaña se definen las impresoras, el tipo de papel, el formato del documento a imprimirse (ajustes para CCF, FCF, NDC, Cheques, etc.,) y el número de copias que se aplicarán en los módulos del Sistema. Las sub pestañas de “Ventas”, “Compras”, “Bancos & Cheques” e “Inventarios” indican los módulos a afectar.

Pestaña de “Corporativo/Intercompany”

Le permite habilitar las interacciones entre empresas registradas en el Sistema, habilitar un código único empleado intercompany, y sincronizar los permisos de la empresa a una Empresa Base.

Pestaña de “Autómata”

En esta pestaña podrá ejecutar las tareas autómatas, forzar las activaciones, ejecutar el monitor de sincronizaciones, ejecutar posteos masivos desde un rango específico, definir el número de registros que se mostrarán al cargar, definir un rango de fechas para la ejecución automática de los documentos posteados pendientes de contabilizar, y pendientes de inventariar, entre otras funciones.

Al dar clic al botón [Crear Icono de Ejecución de Brilo en Modo Autómata] se abrirá la ventana de configuración de Brilo BOT, asigne una conexión, un usuario de Windows, una contraseña, y un dominio.

Nota

Para que las modificaciones se hagan efectivas debe guardarlas dando clic al botón [Guardar] y luego salir y volver a entrar al Sistema.